הזמן עובר, מערכות תקשורת חדשות נולדות ומתות, אך העיקרית מזה למעלה מעשור תמיד הייתה זהה, הודעות דואר אלקטרוני. אולם כיום, גם שירותי קבלת מיילים שונים בין מודרניים לחדשניים, עם אפשרויות לארגון דואר בדרכים שונות ומיושנות, זהות לאלה שלפני עשר שנים, ללא כל שיפור.
קרא גם: אתרי הדואר האלקטרוני החינמיים הטובים ביותר שבהם אתה יכול ליצור כתובת דוא"ל
גוגל מייל, המכונה Gmail, הוא ללא ספק השירות הדואר האלקטרוני החזק ביותר ומלא באפשרויות, ולכן למי שמתקשה בניהול דואר נכנס, במאמר זה נראה כמה טריקים חשובים שעליכם לדעת כדי לפשט את הניהול. של הודעות דוא"ל חדשות שהתקבלו .
זו שאלה של הקמת מערכת אוטומטית שתסדר את הדואר מכיוון שאתה יודע, אם תשאיר משימה זו בידי המשתמש, למרות כל מאמץ, בסופו של דבר, בסופו של דבר, תאבד את המלחמה באי-סדר.
כדי להפוך את תיבת הדואר הנכנס לאוטומציה באופן אוטומטי, כך שלא תצטרך לדאוג לאובדן הודעות דוא"ל והודעות חשובות, תוכל לעקוב אחר 6 הטיפים האלה, באמצעות הפונקציות הפנימיות של אתר הדואר של גוגל.
זהו תוסף של המדריך השלם ל- Gmail .
1) השתמש בפילטרים ותוויות כדי לנהל אוטומטית את קבלת ההודעות הנכנסות .
כבר דיברתי על זה בעבר במאמר מדריך כללי ליצירת מסנני דוא"ל ב- Yahoo Mail, Hotmail ושירותי דואר אחרים כולל Gmail.
הידיעה כיצד ליצור פילטרים ב- Gmail חיונית כדי ליצור חדשים בכל פעם שתקבל הודעה חדשה בתיבת הדואר הנכנס שלך שאינה מקוטלגת אוטומטית.
אז אם יש לכם את כל ההודעות שהתקבלו ברשימה בסדר כרונולוגי, אך ללא הבדלה, הגיע הזמן ליצור פילטרים ותוויות למיון הדואר בתיקיות שונות לפי השולח, הנושא או קריטריונים אחרים.
בהיותם תוויות, ההודעות לא מועברות למעשה מהרשימה הכללית של תיבת הדואר הנכנס, אלא פשוט מסוננות ומובחנות בקבוצה, מה שמקל עליהן יותר לחפש ולחפש.
התוויות מופיעות בצד שמאל של הדף בתפריט Gmail.
כשאתה מקבל הודעת דוא"ל חדשה בתיבת הדואר הנכנס שלך שאין לה תווית, פתח אותה או בחר אותה ולחץ על כפתור התווית, זה שליד הכפתור " עוד " כדי ליצור תווית חדשה.
באופן אידיאלי, יש להחיל תווית על כל הודעה חוזרת .
לדוגמא, תווית מוחלת על הודעות בפייסבוק, תווית אחרת מוחלת על דוא"ל הניוזלטר של Navigaweb, אחרת על הודעות עבודה וכן הלאה.
לאחר שיצרתם את התווית החדשה להודעה, כדי לוודא שכל התאים הנכנסים הבאים הדומים לזה תויגים אוטומטית באותו אופן, פתחו את הדוא"ל, לחצו על כפתור " אחר " וברשימה הנפתחת. לחץ על " סנן הודעות מסוג זה ".
באופן זה, נוצר כלל באופן אוטומטי ובמהירות לפיו, לכל ההודעות מאותה כתובת דוא"ל או מהתווית שנוצרה משויך.
ניתן לשנות את המסנן על ידי בחירת קריטריון שונה כמו למשל אם הוא מכיל מילה מסוימת בנושא או אם הוא לא מכיל אותה או אם להודעה יש קובץ מצורף או לא.
לאחר מכן לחץ על " צור מסנן בחיפוש זה " ובחר בפעולה הסופית שיכולה להיות, למעשה, להחיל על ההודעות האלה תווית שכבר קיימת או חדשה שנבחרה.
במסנן תוכלו גם לבחור בפעולות מרובות בו זמנית מבין הפעולות הזמינות; לדוגמה, השב כברירת מחדל, התעלם מההודעה, סמן אותה כנקרא כבר או כחשוב.
לדוגמה, אימיילים אינפורמטיביים גרידא שאינם זקוקים לפתיחה וקריאה, ניתן להתעלם מהם ולהעביר אותם לארכיון, ואילו אלה של עלוני מידע אוטומטיים ניתנים לסימון כקראתם וכותרתם רק כדי למצוא אותם בעת הצורך.
יצירת תשובת ברירת מחדל עבור כל ההודעות שהתקבלו ב- Gmail מסוג מסוים יכולה להיות הדרך הטובה ביותר להקל על עומס העבודה כאשר היא נהיה מונוטונית או כדי ליידע את השולח שההודעה התקבלה ותשיב עליה בקרוב.
לאחר יצירת המסנן, חשוב לזכור לשים את הצלב באפשרות Apply filter גם על ההודעות המתאימות כדי לוודא שהכלל הוא רטרואקטיבי וחל גם על הודעות שכבר התקבלו בעבר.
עדכון: דוא"ל ב- Gmail מאורגן כעת בכרטיסיות וקטגוריות מיוחדות
2) שליחה או קבלת קבצים מצורפים ב- Gmail באמצעות Skydrive, Dropbox, Box ו- Google Drive היא דרך נהדרת למנוע מצורפים של קבצים מצורפים לתפוס יותר מדי מקום ב- Gmail.
בנוסף, ללא התקנת תוספים, כפי שניתן לראות בחדשות דצמבר, באמצעות Gmail תוכלו לשלוח קבצים מצורפים עד 10 ג'יגה-בייט.
3) המרת דוא"ל לפעילויות לוח השנה
אחד הדברים המעניינים ביותר בג'ימייל הוא האינטגרציה שלה עם בדיקות גוגל ויומן Google.
אם תפתח דוא"ל, על ידי לחיצה על התפריט עוד בחלקו העליון, תוכל לבחור ליצור פעילות המקושרת להודעה שנבחרה .
לרוע המזל אינך יכול לבצע אוטומציה של יצירת פעילויות מתוזמנות על סמך מיילים, אך אתה תמיד יכול ליצור פילטר ולתת את התווית "פעילויות אפשריות" להודעות נכנסות חדשות.
קרא גם: מדריך למשימות של גוגל ליצירת רשימות של פעילויות, אירועים ופגישות מקוונות
4) יש להבחין בהודעות נכנסות על סמך כתובת הדוא"ל המקבלת .
חשוב לציין כי ניתן להשתמש במסנן בג'ימייל גם על ידי הבחנה בין הודעות נכנסות על סמך כתובת הדוא"ל שאליה נשלח הדוא"ל.
סוג זה של פילטר שימושי, לדוגמה, אם אתה משתמש ב- Gmail כאתר שבו אתה יכול גם לקבל הודעות מתיבות דואר אחרות.
אפילו טוב יותר, אתה יכול להשתמש באפשרות סינון זו עם כינויי Gmail .
עבור כתובת Gmail יש כינויים אינסופיים .
לדוגמה, אם כתובת הדוא"ל הייתה , הכינויים הם
לדוגמה, ניתן לציין אותה ככתובת פייסבוק או שניתן לתת אותה ככתובת עבודה .
במאמרים אחרים, טריקים אחרים כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס נקייה ומסודרת :
- בטל את המנוי לעלונים והודעות דוא"ל אוטומטיות
- פילטרים אוטומטיים לעדכונים חברתיים, התראות ועלוני מידע
- מדריך חיפוש בדואר מתקדם ב- Gmail
