מסמכים דיגיטליים, כלומר אלה שנוצרו עם המחשב, שונים זה מזה על סמך פורמט הקובץ והתוכנית המשמשת לכתיבתם. כשאתה שומר מסמך טקסט חדש עם תוכנית כמו Microsoft Word, אתה יכול לבחור מבין מספר פורמטים של קבצים.
הבחירה חשובה מכיוון שאם מסמך זה יישלח לאדם אחר, וודא שהוא או היא יכולים לפתוח אותו באמצעות תוכנית הכתיבה שלו או שלה, שיכולה להיות Microsoft Word או אחרת.
להלן, אנו רואים את הפורמטים הנפוצים ביותר המשמשים מסמכים דיגיטליים, כלומר את סוגי הקבצים שיכולים להפיק וליצור על ידי מעבד תמלילים כגון Word, LibreOffice Writer, Google Docs או אחרים.
סוג זה של הבחנה חל גם על פורמטים של קובצי גיליונות אלקטרוניים כמו אלה שנוצרו עם Excel ומצגות כמו אלה שנוצרו באמצעות Powerpoint .
קרא גם: רשימת התוכניות האלטרנטיביות ל- Microsoft Office
1) .DOCX .XLSX .PPTX
נכון לעכשיו, .docx הוא פורמט הקובץ המוגדר כברירת מחדל של Microsoft Word, שהוצג החל מגירסת Office 2007.
בזמן שחרורו הוא יצר בעיות רבות עבור אלו שהשתמשו ב- Office 2003 או בגירסאות קודמות של Word שלא יכלו לפתוח את קבצי ה- docx מבלי להתקין תוסף נוסף.
אני זוכר למעשה שבשנת 2008 המדריך לפתיחת קבצי Docx עם Office 2003 הפך למאמר המבוקש ביותר בבלוג זה.
פורמט Docx שונה מאוד מתבנית .doc, מכיוון שהוא קובץ ארכיב דחוס המבוסס על XML (Extensible Markup Language) וטכנולוגיות דחיסת מיקוד.
למעשה, תוכלו לנסות לפתוח קובץ Cox עם תוכניות כמו 7Zip או Winzip כדי לראות כיצד ניתן לחלץ את התוכן העשוי מקבצי XML רבים בתיקיה.
קבצי Docx, כשהם דחוסים, קטנים בהרבה מקבצי Doc.
יתר על כן, מכיוון שמדובר בקבוצה של קבצי xml, במקרה שקובץ ה- docx ייפגע, עדיין ניתן לשחזר חלק מתוכנו.
כך גם לגבי קבצים שנוצרו עם Excel, .XLSX ועם Powerpoint, .PPTX.
2) .DOC .XLS .PPT
ה- .Doc הוא קודמו של תבנית ה- .docx, שנמצאת בשימוש נרחב כיום גם אם היא כבר לא אמורה להיות כברירת מחדל לשמירת תוכניות כמו Word.
הגרסאות האחרונות של Office ותוכנות אחרות כמו LibreOffice מאפשרות לך לשמור קבצים בפורמט זה שנשאר לפופולארי ולכן מגן מפני כל תאימות.
בואו נגיד שאם אתה רוצה להיות בטוח שמי שמקבל מסמך יכול לקרוא אותו ללא בעיות, עדיף לשלוח אותו בפורמט .DOC ולא .DOCX.
3) .DOCM .XLSM .PPTM
קובץ DOCM מתואר כ"מסמך Word המאפשר מאקרו ".
הפורמטים עם ה- M נולדו עם Office 2007 והם כוללים מקרו או אוטומטיות.
אם אתה רוצה שהמקרו בתוך המסמך, הגיליון האלקטרוני או המצגת יפעל, עליך לשמור את הקובץ כ- DOCM, XLSM או PPTM.
אם אתה מקבל קובץ מסוג זה באמצעות דוא"ל, לעולם אל תפתח אותו לפני שתבדוק אותו עם אנטי-וירוס מכיוון שמקרואים יכולים להכיל גם וירוסים חזקים מאוד.
4) .OTX .XLTX .POTX
פורמט ה- x של מסמכי Word, Powerpoint ו- Excel הוא תבנית קובץ חדשה יותר המשמשת תבנית לשמירה על מראה עקבי בין מסמכים שונים.
בעיקרון, אם אתה יוצר מסמך ואתה מתכנן שאחרים יאהבו אותו, תוכל גם לשמור אותו בפורמט DOTX, כך שתוכל להתחיל מזה ולכתוב עוד אחד עם אותו דגם.
5). דוט .XLT. פוט
קודמו של פורמטים כמו dotx הוא מודל למסמכים אחרים שנכתבו עם Office 2003.
6). DOTM .XLTM .POTM
כמו פורמטים של X (dotx), פורמט זה הופיע עם יציאת Office 2007.
ה- "m" בסוף מציין שהמודל תומך בהפעלת מאקרו.
סוג זה של קובץ משמש רק בהקשרים עסקיים.
7) .ODT .ODS .ODP
ODT מייצג OpenDocument Text והוא פורמט הקוד הפתוח הרגיל למסמכי טקסט.
משמעות הדבר היא שרוב, אם לא כולם, של תוכניות הכתיבה (כולל Microsoft Word) צריכים להיות מסוגלים לפתוח אותם.
מסמך שנשמר בפורמט זה עם Office חייב להופיע זהה ב- OpenOffice, ב- LibreOffice ובכל תוכנית אחרת.
בדומה לדור האחרון של פורמטים של קבצי Office, הוא מבוסס על XML.
ODS ODS (גיליון אלקטרוני של OpenDocument) הוא המקבילה לקובץ Excel בזמן ODP (מצגת OpenDocument) של קובץ Powerpoint.
8) .ABW
ABW הוא הפורמט של קובץ שנוצר עם תוכנית AbiWord ולא ניתן לפתוח אותו באמצעות Word.
9) .WPS
פורמט WPS הוא זה של הקבצים שנוצרו עם התוכנית הישנה של Microsoft Works שעד לפני מספר שנים הותקנה מראש ללא תשלום במחשבי Windows.
ניתן לפתוח קבצי WPS באמצעות Word או LibreOffice ללא בעיות.
10) .RTF (פורמט טקסט עשיר)
RTF הוא הפורמט האוניברסלי של מסמכים דיגיטליים, זה שניתן לפתוח עם כל תוכנית.
ניתן אפילו לפתוח קובץ RTF עם תוכנית Wordpad הכלולה בחלונות ובחינם, גם אם ניתן לאבד חלק מהפורמט.
פורמט RTF גם לא יכול להכיל MACRO (ולכן הוא גם קובץ בטוח ותמיד ללא וירוסים).
11) XLSB (פורמט קובץ בינארי של Excel)
זהו פורמט אקסל המאפשר לדחוס קבצים עד 75%
קרא גם: 8 דרכים להורדת Microsoft Word בחינם (חלופות)
