מי שמשתמש ב- Microsoft Outlook כלקוח דואר אלקטרוני יכול לארגן הודעות דואר אלקטרוני בתיקיות שונות לפי סוג הדואר, בהתאם לשולח או לתאריך. כשמקבלים מיילים רבים חשוב לארגן אותם בתיקיות שונות אך חשוב לא פחות שההפצה הזו תהיה אוטומטית, כך שתמיד תדע באיזו קטגוריה לחפש סוגים מסוימים של הודעות.
בשירותי web.mail כמו Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail ואחרים, ניתן ליצור מסננים אוטומטיים לדוא"ל על פי כללים מסוימים.
גם בתוכנית Microsoft Outlook ניתן ליצור פילטרים וכללים לאוטומציה של ארגון הדואר הנכנס בתיקיות ספציפיות .
התהליך המתואר חל על כל סוגי כללי הדואר האלקטרוני ב- Outlook.
לדוגמה, אם אתה נרשם לניוזלטר לקבלת מאמרים של Navigaweb באמצעות דואר אלקטרוני (מטופס ההרשמה בצד ימין), ייתכן שתרצה שהודעות הדוא"ל מ- " pom-heyweb " יוגדרו בתיקיה ספציפית, אולי בשם " חדשות מחשבים ".
1) עבור לכרטיסייה כלים ובחר באפשרות כללים ואזהרות .
2) בקטע כללי אימייל, לחץ על לחצן הכלל החדש (או שנה כלל אם אתה משנה קוד קיים).
3) תחת החלק ארגן, בחר את הדרישה הבסיסית (במקרה זה יכול להיות, העבר הודעות ממשתמש ספציפי לתיקיה ).
4) בחלק התחתון של החלון יש קטע שכותרתו " שלב 2 " עם הביטוי החל את הכלל כשמגיעה הודעה שנשלחה על ידי ....
במשפט זה עליכם ללחוץ על הקישורים השונים הכתובים בכחול ולשנות את האפשרויות בהתאם לצרכים שלכם.
לאחר מכן לחץ על " משתמשים " וציין את כתובות הדוא"ל שישמשו כמסנן (בדוגמה שלנו, כתובת navigaweb.net שאיתה התקבלו המאמרים).
הרשימה מציגה רק את האנשים שנוספו לפנקס הכתובות, לכן עליך לוודא שהוספת את כתובת הדוא"ל לאנשי הקשר לפני שתבחר בה.
לאחר מכן לחץ על " העבר את ההודעה לתיקיה שנבחרה " ובחר את התיקיה היכן ניתן למצוא את הדוא"ל המסונן אוטומטית.
במקרה זה תוכלו ליצור תיקיה חדשה מחלון הבחירה.
5) לחץ על הבא ולחץ באופן אופציונלי את הכלל על ידי הוספת פרמטרים אחרים.
לדוגמה, כולל רק הודעות עם מילים ספציפיות בנושא.
6) הבא והצביע על חריגים לכלל.
7) תן שם למסנן האוטומטי ולחץ על סיום .
ראשית, עם זאת, יתכן שיהיה נוח לשים את הצלב על האפשרות חלה על הודעות שכבר קיימות ועל כלל פעיל .
זה מבטיח שהודעות חדשות ועבר העומדות בכלל מועברות לתיקיה המתאימה .
אם ברצונך לקצר את התהליך, אם אינך זקוק לכלל מפורט יותר, אתה יכול לעשות את אותו הדבר, מהר יותר, על ידי לחיצה על הודעה מתיבת הדואר הנכנס ובחירת צור כלל .
זה מקל הרבה יותר על הבחירה בתנאים וקביעת התצורה של מסנן שמעביר הודעות אוטומטית לתיקיות ספציפיות של Outlook.
