כאשר תיבת הדואר הנכנס מתחילה להיות מרובה, כדי להבדיל מיילים חשובים מאלו של פרסומות, מסחריות, מפני עלוני מידע או הודעות בפייסבוק, יש צורך להקים ארגון מסוים. לא משנה מה שירות הדוא"ל שאתה משתמש בו, אחד מהשלבים הבסיסיים הוא להקצות תוויות לכל ההודעות על מנת לאסוף אותם לפי קטגוריות בעלות חשיבות.
אז ראינו כיצד להזמין אימיילים ב- Gmail על ידי יצירת פילטרים, תוויות וכינויים, כך שתוכלו לסווג הודעות באופן אוטומטי ולהיות מסוגלים לקרוא אותם על סמך השולח, על סמך נושא או סוג ההודעה.
בנוסף לעבודה בסיסית זו, אתה עדיין יכול לשפר את ניהול הדוא"ל בזכות תוספים רבים ל- Gmail שמשנים את המראה והתפקוד שלה.
בין אלה, יש כזו שבאמת כדאי לנסות להשתמש במערכת סיווג דוא"ל מקצועית וחינמית (לפחות לעת עתה): Sortd
ניתן להתקין את Sortd כהרחבה לדפדפן Google Chrome על ידי בקשת הזמנה באתר היישום.
ההזמנה מגיעה מייד, אז ציין את כתובת הדוא"ל שלך כדי לקבל את קוד ההפעלה.
לאחר הפעלת התוסף תוכלו לעקוב אחר הסיור המודרך ולהתחיל לסווג דוא"ל לפי קריטריונים מותאמים אישית .
ממשק Gmail עם Sortd מחולק לשני חלקים: בצד ההודעות, במרכז במקום יש 4 עמודות ריקות במקור בהן ניתן להזיז את ההודעות עם העכבר.
עמודות ברירת המחדל הן: דברים לעשות, לעקוב, רשימה 1 ורשימה 2.
ניתן לשנות כל אחד מהשמות הללו לצורך זיהוי קל יותר על ידי לחיצה על חץ למטה שליד כל כותרת.
תחת כל עמודה אתה יכול להוסיף משימות או להעביר דוא"ל על ידי סיווג אותן כמשימות או משימות.
ניתן לסמן כל הודעה שנוספה תחת אחת מהעמודות כפעילות מוגמרת או כפעילות שתבוצע, ניתן להדגיש אותה בצבע לצורך זיהוי קל, ניתן לשנות אותה בכותרת או למחוק אותה.
לאחר מכן תוכל לארגן מחדש את סדר הדוא"ל ולארגן מחדש, להוסיף פריטים חדשים ידנית, לקבץ את הדוא"ל לפעילות יחידה ולהוסיף רשימות חדשות.
בלחיצה על דוא"ל מהכותרת שלו בצד שמאל של המסך, הודעת העמוד המלא נפתחת במרכז.
בפינה השמאלית העליונה תוכלו להבחין בכמה לחצנים שנוספו על ידי Sortd, כולל כאלו ליצירת פעילות שיש לזכור וזו לזיהוי, כלומר לקבל שוב את הדוא"ל הזה כמו בעוד כמה שעות או ימים.
על ידי לחיצה במקום זאת על דוא"ל שנוסף תחת אחת מהעמודות Sortd, ההודעה נפתחת עם מספר אפשרויות אחרות כולל אפשרות להוסיף הערות ותזכורות עם התראה .
מממשק Sortd, כל התיקיות של Gmail גלויות על ידי לחיצה על החץ למטה לצד הכותרת של תיבת הדואר הנכנס בצד שמאל למעלה.
ניתן לבחור מסנני Gmail אוטומטיים על ידי לחיצה על הכפתורים מייד מתחת לתיבת החיפוש.
אם ברצונך לחזור במהירות לממשק Gmail הקלאסי, פשוט לחץ על מקש Gmail הממוקם בצד ימין בצבע אדום.
במצב תצוגה קלאסי של Gmail, Sortd תופסת רק את העמודה בצד ימין ומאפשרת לסווג הודעות באותו אופן, על ידי גרירה.
כדי להשתמש ב Sortd ביעילות ולסווג את הדוא"ל שהתקבל, אתה יכול לעקוב אחר מראה ההפניה הזו:
- צור משימה עם הכותרת "היום", והעביר כל בוקר הודעות דוא"ל חשובות.
- באופן דומה, צור משימה עם הכותרת "מאוחר יותר" והזז את הדוא"ל שיכול להמתין בתוכה, גם כתוב את התאריך בו יש לטפל באותה משימה.
המשימה עם הכותרת "מטלה" מועילה לסיווג מיילים עם פעילויות לביצוע, ללא כל תאריך יעד.
- המשימה "סיים" לקבץ את הדוא"ל ואת הפעילויות הנוספות שנוכל לשקול שהושלמו.
קרא גם: ניתן להשתמש בתיבת הדואר הנכנס במקום ב- Gmail לניהול דואר
