כל מי שעובד או יעבוד בחברה או בפרויקט ייעוץ מכל סוג שהוא, יכול להיות מאציל לכתוב את פרוטוקול הישיבות . בדרך כלל משימה זו מוקצה לצעירים ביותר, אך לא נאמר כי אפילו ליועץ או למנהל הפרויקט המנוסה ביותר יש צורך כזה.
בכל פעם שפגישה מתקיימת, יש צורך לשמור על תיעוד מדויק של הדברים שנדונו והוחלט, תוך ציון אילו פעולות יינקטו בימים הקרובים.
פעם (טוב, עדיין היום) הדקות נכתבו בעט ונייר, ואז הועתקו בעותק נחמד למחשב כדי לשתף אותו עם כל המשתתפים בפגישה.
כיום היועץ או העובד המודרני כותבים את הדקות ישירות על המחשב, או ליתר דיוק על אייפד עם מסך מגע.
לשם כך יצאה אפליקציית אינטרנט שימושית מאוד שהופכת את ניסוח הדקות למקצועיות יותר, מהירות יותר וברורות יותר .
Minutes.io הוא אתר בחינם עם ממשק המיועד לכתיבת דקות פגישה ולשיתוף שלהם בקלות עם אנשים אחרים .
היישום ממש פשוט ומספק גיליון טקסט מעוצב היטב עם כמה שדות בהם תוכלו לכתוב את משתתפי המפגש, את התאריך והמקום בו הוא נערך.
אתה יכול לשנות את הכותרת ולכתוב את יום השבוע באיטלקית בצורה הרצויה.
תחת הכותרת יש מעין טבלה שבה תוכלו לכתוב את הדקות בצורה של מערך מסודר וברור.
עבור כל פריט בדוח ניתן לציין את הטיפולוגיה בשדה הראשון: אם זה משהו שהוחלט, אם זה משהו לעשות, אם זה מידע או אם זה רעיון.
התחום השני הוא היכן לתאר את הנאמר, החליט או הצביע עליו.
בצד ימין תוכלו לכתוב, על כל סעיף שעומד על סדר היום שעוסק בהרכבת הפרוטוקולים, את שמו של האדם שהתערב או שהצביע ואולי גם את התאריך שנקבע למקרה שזה יהיה מה לעשות.
יש גם כמה אוטומטיזציות: התאריך מוזמן אוטומטית והמשתתפים מזוהים באמצעות מכתב.
לאחר סיום הדוח, תוכלו ללחוץ על מקש V בצד שמאל למעלה, לקרוא אותו שוב, ושוב באמצעות כפתורי Minutes.io, לשלוח אותו באמצעות דואר אלקטרוני או להדפיס את הדוח .
נוצר קישור לכל דוח כך שתוכל תמיד לקרוא אותו באינטרנט.
האפליקציה נעשתה ב- JavaScript ולא ב- Flash כך שהיא עובדת טוב מאוד גם באייפד.
גם אם Minutes.io לא מאפשר לך לשנות את ההגדרה הגרפית של הדוח, הוא משלב את כל המאפיינים לכתיבת דוח באופן עובדתי: לכתוב למי שלא היה שם, רק את הדברים החשובים, עם צורה ברורה, סיכום ו סולם שנערך ברצף, בו הבחנות בין מידע ורעיונות גנריים נבדלים.
