כמה פעמים היינו צריכים למלא ידנית את האותיות, התוויות או ההזמנות עם מידע שונה על כל אחד מהם: בעיקרון עלינו לשכפל את האותיות או את תבנית התווית על הגליון המלא (נתונים קבועים) ולמלא כל אחד מהם עם נתונים שונים שיש להזין (נתונים גמישים). פעולה זו יכולה להיות מייגעת וחוזרת על עצמה מאוד, אך למרבה המזל התוכניות המשמשות לכתיבה וניהול נתונים נותנות לנו יד נהדרת עם מיזוג הדואר, המאפשר לנו לשכפל נתונים גמישים בתוך דגמים שנוצרו עם נתונים קבועים, בכדי לייצר בחלל אחד את כל הכרטיסים, המכתבים או התוויות עם כל הנתונים הדרושים. אנו רואים במדריך זה כיצד לבצע מיזוג דואר ב- Word, Excel ו- LibreOffice, כך שתוכלו לבחור מדי פעם את התוכנית הטובה ביותר לעשות זאת במחשב שלנו.
קרא גם: מיזוג דואר ב- Gmail לשליחת דוא"ל בהתאמה אישית למספר אנשי קשר
כיצד לבצע מיזוג דואר
אם עלינו ליצור הדפסים רבים עם נתונים קבועים ונתונים גמישים, פשוט קרא את הפרקים הבאים בכדי להיות מסוגלים להשיג את המטרה מבלי שנצטרך לכתוב ידנית את כל הנתונים, להאיץ משמעותית את הדפסת המכתבים, הכרטיסים, התוויות וכו '.כיצד להתמזג בדואר עם Word ו- Excel
ליצירת מיזוג דואר אנו מתחילים לכתוב את החלק הקבוע של המסמך ב- Word: אנו יכולים לקבל עזרה במימוש הדגמים המוצעים על ידי תוכנית Office, כך שיהיה לנו בסיס ממנו ניתן להתחיל.
לאחר השלמת החלק "הקבוע", עלינו לציין את הדפסי המיזוג על המסמך, כלומר החלקים שיש למלא בנתונים גמישים. לחץ בחלק העליון בתפריט אותיות, ואז לחץ על התחל מיזוג דואר -> אשף מיזוג הדואר .
סרגל צידי ייפתח מימין למסמך בו אנו מודרכים ביצירת מיזוג הדואר: אנו בוחרים את סוג ההדפס שייעשה ( אותיות, דואר אלקטרוני, מעטפות, תוויות או רשימה ), אנו לוחצים למטה על הבא, אנו בוחרים השתמש במסמך הנוכחי או שנה את פריסת המסמך (התוכנית תייצר את השדות שיש למלא בעצמה), לחץ שוב על הבא ובקטע הבא בחר באפשרות צור רשימה חדשה כדי ליצור נתונים גמישים.
לנוחיותנו אנו יכולים להשתמש גם ב- Excel, הרבה יותר מתאים לייצור נתונים למיזוג דואר; תוך השארת מסמך Word מושעה לרגע, אנו פותחים את Excel ומתחילים להכניס את הנתונים שישמשו למיזוג הדואר בשורות ובעמודות השונות.
למטרה אנו יכולים גם ליצור טבלה פשוטה, על מנת להפוך את הכל למסודר ככל האפשר ולהקל על המשימה שוב ב- Word.
לאחר שנוצר מסמך אקסל עם נתונים גמישים ונשמר הגיליון האלקטרוני, בואו נחזור למסמך Word ובסרגל הצד, בוא נלך לסעיף בחירת הנתונים כדי שנוכל ללחוץ על כפתור העיון .
ייפתח חלון, בו אנו פשוט צריכים לבחור את מסמך האקסל שנוצר בעבר; לאחר מכן התוכנית תשאל אותנו אם אנו רוצים להשתמש בטבלה הנוכחית או אם ברצוננו לבחור ידנית את הנתונים שישמשו.
בדרך זו ניצור את מקבלי מיזוג הדואר, שיופיעו בחלון הייעודי.
כל שעלינו לעשות הוא לבדוק את הזנת הנתונים ולבסוף ללחוץ על אישור .
לסיום נצטרך ללחוץ על הבא בסרגל בצד ימין, לבחור את סידור התוויות שנוצר על ידי הנתונים (הקפידו לגרום להם להתאחד עם החלק אותו אנו רוצים למלא על ידי הנתונים הגמישים!), לחץ שוב על הבא, בדוק את המעטפות אחת אחת., האותיות או התוויות שנוצרו על ידי Word ומודפסים סוף סוף על המסך האחרון באמצעות מקש הדפסה (לאחר לחיצה בפעם האחרונה על הבא ).
אם איננו מרוצים מהתוצאה, נוכל גם לערוך את התוויות, האותיות או המעטפות הנפרדות שנוצרו באמצעות הלחצן עריכת תוויות בודדות, המוצגות במסך האחרון של האשף.
כיצד לבצע מיזוג דואר ב- LibreOffice
אם אין לנו אפשרות להשתמש ב- Microsoft Office במחשב שלנו, אנו תמיד יכולים להתקין את חבילת LibreOffice החינמית, איתה אנו יכולים לבצע את מיזוג הדואר (המכונה כאן הדפסה טורית).אנו פותחים את התוכנית LibreOffice Calc ומכניסים את כל הנתונים הגמישים שישמשו בהדפסת הסדרות שלאחר מכן, ודואגים להזמין אותם בטבלה.
שמור את הגיליון האלקטרוני ופתח את תוכנית LibreOffice Writer, התחל לכתוב או ליצור את המודל הקבוע שישמש למיזוג הדואר, ואז פתח את תפריט כלים ולחץ על הפריט אשף הדפסה בסדרה .
ממסך זה אנו יכולים לבחור אם להתחיל מהמסמך הפתוח כבר או להעלות מסמך אחר או דגם שהורד מהאינטרנט ; לאחר שבחרת, לחץ על הבא, אנו בוחרים אם ליצור מכתב או הודעת דואר אלקטרוני ונלחץ שוב על הבא כדי למצוא את עצמנו במסך החשוב ביותר, בו נוכל להכניס את גוש הכתובות.
כעת לחץ על בחר רשימת כתובות ובחלון החדש לחץ על הוסף כדי להיות מסוגל להוסיף את הגיליון האלקטרוני שנוצר קודם עם Calc (במיוחד טבלת הציר שנוצרה כדי למיין את הנתונים).
לאחר טעינת הנתונים הגמישים, לחץ על אחר כדי לבחור את פורמט הנתונים, ובחר בשלב שדות כדי לבחור באילו נתונים יש להשתמש בפורמט שנבחר.
כעת אנו לוחצים על אישור, אנו בודקים אם לכל המסמכים שנוצרו יש את הנתונים שהעלנו, ואז אנו לוחצים שוב על הבא, אנו בוחרים את צורת הברכה המתאימה ביותר, אנו לוחצים שוב על הבא ואנחנו מתאימים את פריסת הנתונים בתוך המסמך, כך שנוכל תצוגה מקדימה של התוצאה הסופית.
נחזור למסמך הכותב, הפעם מחולק למסמכים רבים ככל שיש הדפסים להכין (נראה סרגל כלים חדש מופיע בחלקו העליון). כדי להתחיל בתהליך ההדפסה, פשוט לחץ על סמל הדפסת המסמכים המורכבים .
מסקנות
מיזוג הדואר יכול להיות שימושי מאוד במשרד כאשר עלינו לשלוח מסמך בודד למספר אנשים ולמעשה עלינו לשנות רק את הודעת הפתיחה, הכותרת והברכות הסופיות על כל אחד מהם. זה יכול גם להיות שימושי מאוד בבית להכנת הזמנות לחתונה, הזמנות מיוחדות או כרטיסים בהתאמה אישית לכל אורח: בעקבות הצעדים שהמחישנו, נוכל להדפיס מיזוג באמצעות Word ו- Excel (זמינים כתוכניות בתשלום) ו- LibreOffice (זמין חינם).אנחנו לא יודעים איך לייצר תוויות ב- Word "> איך להכין תוויות עם Word.
אם במקום זאת עלינו ליצור חשבונית באמצעות Excel, אנו מזמינים אתכם לקרוא את המאמר שלנו כיצד ליצור חשבונית באמצעות Excel, מאפס, פשוט ומותאם אישית .
כקריאה אחרונה, אנו ממליצים לך להציץ כיצד להדפיס כרטיסי ביקור באמצעות Word או LibreOffice, ממש שימושי אם אנו זקוקים לכרטיסי ביקור רבים עם נתונים קבועים.
