מעקב אחר הוצאות הוא אחת הפעילויות המשעממות והפחות מהנות שאפשר לעשות, אבל אולי בעזרת הכלי המתאים זה יכול להיות קל יותר לעשות זאת.
לא רק אנשי מקצוע עם מספרי מע"מ ועובדי חברות יכולים לקטלג בקלות את ההוצאות לצורך חישוב מיסים או עבור החזר כספי, אלא גם אנשים רגילים יכולים למצוא בכלים אלה דרך לרשום ולשמור את תקבולי הקניות ולעשות את חשבונות המתמטיקה. כמה ואיזה כסף יוצא בכל חודש.
במאמר זה אנו הולכים לגלות את האפליקציות הטובות ביותר לשמירת דוחות הוצאות כמו קבלות, חשבונות וקבלות, כך שתוכלו לשמור אותם מסודרים ברשימה ואולי אפילו לערוך דוח סופי עם הסכומים החודשיים או השבועיים או השנתיים.
הנוחות והחדשנות של כלים מסוג זה נובעת מהעובדה שכדי לחסוך הוצאה, פשוט צלם תמונה של הקבלה.
במקרים רבים האפליקציה תוכל לחלץ את הסכום שהוצא באמצעות סריקה ולאחסן אותה אוטומטית.
למי שצריך לדווח על הוצאות ונסיעות ברכב, יישומים אלה כוללים גם ספירת קילומטרים לחישוב הוצאות דרך.
1) Zoho Expense (אנדרואיד / אייפון, בחינם) הוא אולי היישום הטוב ביותר ברשימה זו, עם ממשק גם באיטלקית, שניתן להשתמש בו באופן חופשי לאחסון דוחות הוצאות, קבלות וקבלות. כשאתה מצלם תמונה של קבלה, האפליקציה סורקת ומנסה לחלץ אוטומטית את הכסף שהוצא כדי לסמן אותה ברשימה ולהקל על ההקשה והמהירה שלה. בנוסף, זה גם מאפשר לך לעקוב אחר קילומטראז 'באמצעות גשש ה- GPS המשולב שלה, לדעת תמיד כמה קילומטרים כיסו במהלך נסיעות עסקים. משלוח דוחות הוצאות יכול להיעשות בכמויות גדולות ישירות מהאפליקציה. המגבלה העיקרית של Zoho Expense היא במספר המשתמשים (מקסימום 3 שזה בסדר לשימוש אישי) ובמספר הסריקות האוטומטיות (לכן באופן ידני אין מגבלות).
2) קבלה חכמה לאייפון ולאנדרואיד היא אפליקציה פשוטה אך בחינם לחלוטין לאחסון קבלות וקבלות עם סריקה אוטומטית וזיהוי מספרים כתובים. עם אפליקציית קוד פתוח זו תוכלו להשתמש בטכנולוגיית OCR על קבלות כדי לזהות אוטומטית תאריכים, מחירים, מיסים, קטגוריות קבלות, הערות, אמצעי תשלום ועוד ועוד, על מנת ליצור דוח דיגיטלי שניתן לשמור ולשמור. לאחר מכן תוכל ליצור תיקיות לכל דוח הוצאות, לצלם תמונות, לייבא קובצי PDF ותמונות שכבר צולמו, לעקוב אחר הקילומטרים שנעשו לעבודה ולקבל דוחות מותאמים אישית.
3) Expensify (אנדרואיד / אייפון) היא האפליקציה המפורסמת ביותר מסוג זה, עם פונקציות רבות לאחסון דוחות הוצאות וארגון חשבונות אישיים ומקצועיים, תוכלו להשתמש בכלי הסורק קבלות וקבלות כך שתוכלו לשמור באופן אוטומטי את נתוני הוצאות, אם כי שירות זה מוגבל בחשבון החינמי ל 10 סריקות בחודש. בין יתר הפונקציות, ישנו גם את התיאור של הקילומטרים שנסעו ברכב, מעקב אחר זמן העבודה, שימושי למי שמקבל תשלום בזמן, ואז מידע מקצועי אחר לניהול עבודתו. זהו יישום עם פונקציות רבות שיכולות גם להשתמש על ידי מנהלי חברות להתאמת מדיניות ההוצאות על עובדים ולאישור חלק מהתשלומים.
4) קבלות באמצעות Wave (iPhone) היא אפליקציה נוספת המתמקדת בעיקר בשמירה וניהול של קבלות וקבלות. קל לשימוש ומסונכרן עם חשבון Wave בחינם לאחסון כל הקבלות בענן.
5) Veryfi (אנדרואיד / אייפון, בחינם) הוא שירות המשתמש בטכנולוגיית זיהוי התווים האופטי OCR לסריקת קבלות וקבלות ולקבל תמלול הסכומים שהוצאו אוטומטית באפליקציה שלה. לאחר מכן המידע מסודר לרשימת נתונים קריאה וקלה לייעוץ. כדי להשתמש באפליקציה יש צורך לרשום חשבון עם כתובת דוא"ל גם אם לשימוש החינמי יש מגבלות רבות (כמו זו של 15 הסריקות המקסימאליות בחודש ומגבלת זמן השמירה של מסמכים). בנוסף לאפליקציה הבסיסית, יש ממשק אינטרנט של Veryfi שיכול לשמש את כל הדפדפנים.
6) היישומים לניהול הוצאות אישיות באנדרואיד ובאייפון המתוארים במאמר אחר מצוינים לביצוע חשבונות אישיים ולשמירת קבלות וקבלות, גם אם הם אינם אוטומטיים.
7) אפליקציות לרישום הערות כמו Evernote או Google Keep בהחלט יכולות לשמש לאחסון קבלות, קבלות והוצאות מסוגים שונים. לדוגמה, ניתן להשתמש ב- Google Keep לא רק כדי לשמור תמונות של קבלות, אלא גם כדי לחלץ את הטקסט שנכתב בתוכם, ולכן את הסכום שהוצא. למעשה, Keep כולל טכנולוגיית OCR, ולכן הוא סורק מסמכי נייר והופך אותם לטקסט דיגיטלי. הדבר היחיד שחסר הוא האפשרות להוסיף את הנתונים לדיווח חודשי הכולל, שיידרש לעשות זאת ביד.
8) גיליונות גוגל (לאייפון ולאנדרואיד) היא החלופה החינמית ל- Microsoft Excel שניתן להשתמש בה בחינם בסמארטפונים והן במחשבים אישיים. על ידי יצירת גיליון אלקטרוני קל לחסוך את הכסף שהוצא ברשימה ולכלול באופן אוטומטי את כל החשבונות והסכומים.
9) Office Lens היא אפליקציה חינמית של מיקרוסופט הפועלת כסורק מסמכים, המתאימה במיוחד לצילום קבלות וקבלות. הכתבים בתצלומים מוכרים ועשויים להעתקה על גיליון דיגיטלי, באפשרותך גם לשמור כל סריקה באופן מקוון ב- OneDrive או לשמור אותם כ- PDF.
10) סריקת גאונים (אנדרואיד / אייפון) היא אפליקציה גנרית לסריקת מסמכים, שניתן להשתמש בה היטב לצילום קבלות וחשבוניות ושמירתם כתמונות JPEG או PDF.
11) Clear Scanner (אנדרואיד / אייפון) היא אפליקציה שהופכת את הטלפון החכם שלך לסורק, לסרוק כל דף נייר ולשמור אותו כתמונה או כ- PDF. זה יכול להפוך למנהל קבלות מושלם בזכות הפונקציונליות המובנית של OCR (זיהוי טקסט אופטי).
12) סורק זעיר (אנדרואיד / אייפון) היא אפליקציה נוספת לסריקת גיליונות וקבלות, קלה מאוד, מהירה וחיונית, החוסכת קבלות וכל תמונות שצולמו כתמונה או כ- PDF.
13) עדשת קבלה (אנדרואיד / אייפון) היא אפליקציית אנדרואיד בחינם לאחסון קבלות בטלפון על ידי צילום תמונות של קבלות וחשבוניות. בעזרת טכנולוגיית OCR היא מסוגלת לקרוא את הטקסט בקבלה ולשמור את נתוני ההוצאות ברשימה שהופכת לקלה להתייעצות בה.
14) Tracker קבלת Foreceipt היא אפליקציה בחינם לאייפון בלבד לשימוש מוגבל, למעקב אחר שקילות וקבלות. הוא מציע שירות סריקה ועיבוד בזמן אמת, כאשר תוכן נשמר אוטומטית בכונן Google.
קרא גם: 10 תוכניות חשבוניות וחשבונאיות בחינם לעצמאים ועסקים קטנים
לא רק אנשי מקצוע עם מספרי מע"מ ועובדי חברות יכולים לקטלג בקלות את ההוצאות לצורך חישוב מיסים או עבור החזר כספי, אלא גם אנשים רגילים יכולים למצוא בכלים אלה דרך לרשום ולשמור את תקבולי הקניות ולעשות את חשבונות המתמטיקה. כמה ואיזה כסף יוצא בכל חודש.
במאמר זה אנו הולכים לגלות את האפליקציות הטובות ביותר לשמירת דוחות הוצאות כמו קבלות, חשבונות וקבלות, כך שתוכלו לשמור אותם מסודרים ברשימה ואולי אפילו לערוך דוח סופי עם הסכומים החודשיים או השבועיים או השנתיים.
הנוחות והחדשנות של כלים מסוג זה נובעת מהעובדה שכדי לחסוך הוצאה, פשוט צלם תמונה של הקבלה.
במקרים רבים האפליקציה תוכל לחלץ את הסכום שהוצא באמצעות סריקה ולאחסן אותה אוטומטית.
למי שצריך לדווח על הוצאות ונסיעות ברכב, יישומים אלה כוללים גם ספירת קילומטרים לחישוב הוצאות דרך.
1) Zoho Expense (אנדרואיד / אייפון, בחינם) הוא אולי היישום הטוב ביותר ברשימה זו, עם ממשק גם באיטלקית, שניתן להשתמש בו באופן חופשי לאחסון דוחות הוצאות, קבלות וקבלות. כשאתה מצלם תמונה של קבלה, האפליקציה סורקת ומנסה לחלץ אוטומטית את הכסף שהוצא כדי לסמן אותה ברשימה ולהקל על ההקשה והמהירה שלה. בנוסף, זה גם מאפשר לך לעקוב אחר קילומטראז 'באמצעות גשש ה- GPS המשולב שלה, לדעת תמיד כמה קילומטרים כיסו במהלך נסיעות עסקים. משלוח דוחות הוצאות יכול להיעשות בכמויות גדולות ישירות מהאפליקציה. המגבלה העיקרית של Zoho Expense היא במספר המשתמשים (מקסימום 3 שזה בסדר לשימוש אישי) ובמספר הסריקות האוטומטיות (לכן באופן ידני אין מגבלות).
2) קבלה חכמה לאייפון ולאנדרואיד היא אפליקציה פשוטה אך בחינם לחלוטין לאחסון קבלות וקבלות עם סריקה אוטומטית וזיהוי מספרים כתובים. עם אפליקציית קוד פתוח זו תוכלו להשתמש בטכנולוגיית OCR על קבלות כדי לזהות אוטומטית תאריכים, מחירים, מיסים, קטגוריות קבלות, הערות, אמצעי תשלום ועוד ועוד, על מנת ליצור דוח דיגיטלי שניתן לשמור ולשמור. לאחר מכן תוכל ליצור תיקיות לכל דוח הוצאות, לצלם תמונות, לייבא קובצי PDF ותמונות שכבר צולמו, לעקוב אחר הקילומטרים שנעשו לעבודה ולקבל דוחות מותאמים אישית.
3) Expensify (אנדרואיד / אייפון) היא האפליקציה המפורסמת ביותר מסוג זה, עם פונקציות רבות לאחסון דוחות הוצאות וארגון חשבונות אישיים ומקצועיים, תוכלו להשתמש בכלי הסורק קבלות וקבלות כך שתוכלו לשמור באופן אוטומטי את נתוני הוצאות, אם כי שירות זה מוגבל בחשבון החינמי ל 10 סריקות בחודש. בין יתר הפונקציות, ישנו גם את התיאור של הקילומטרים שנסעו ברכב, מעקב אחר זמן העבודה, שימושי למי שמקבל תשלום בזמן, ואז מידע מקצועי אחר לניהול עבודתו. זהו יישום עם פונקציות רבות שיכולות גם להשתמש על ידי מנהלי חברות להתאמת מדיניות ההוצאות על עובדים ולאישור חלק מהתשלומים.
4) קבלות באמצעות Wave (iPhone) היא אפליקציה נוספת המתמקדת בעיקר בשמירה וניהול של קבלות וקבלות. קל לשימוש ומסונכרן עם חשבון Wave בחינם לאחסון כל הקבלות בענן.
5) Veryfi (אנדרואיד / אייפון, בחינם) הוא שירות המשתמש בטכנולוגיית זיהוי התווים האופטי OCR לסריקת קבלות וקבלות ולקבל תמלול הסכומים שהוצאו אוטומטית באפליקציה שלה. לאחר מכן המידע מסודר לרשימת נתונים קריאה וקלה לייעוץ. כדי להשתמש באפליקציה יש צורך לרשום חשבון עם כתובת דוא"ל גם אם לשימוש החינמי יש מגבלות רבות (כמו זו של 15 הסריקות המקסימאליות בחודש ומגבלת זמן השמירה של מסמכים). בנוסף לאפליקציה הבסיסית, יש ממשק אינטרנט של Veryfi שיכול לשמש את כל הדפדפנים.
6) היישומים לניהול הוצאות אישיות באנדרואיד ובאייפון המתוארים במאמר אחר מצוינים לביצוע חשבונות אישיים ולשמירת קבלות וקבלות, גם אם הם אינם אוטומטיים.
7) אפליקציות לרישום הערות כמו Evernote או Google Keep בהחלט יכולות לשמש לאחסון קבלות, קבלות והוצאות מסוגים שונים. לדוגמה, ניתן להשתמש ב- Google Keep לא רק כדי לשמור תמונות של קבלות, אלא גם כדי לחלץ את הטקסט שנכתב בתוכם, ולכן את הסכום שהוצא. למעשה, Keep כולל טכנולוגיית OCR, ולכן הוא סורק מסמכי נייר והופך אותם לטקסט דיגיטלי. הדבר היחיד שחסר הוא האפשרות להוסיף את הנתונים לדיווח חודשי הכולל, שיידרש לעשות זאת ביד.
8) גיליונות גוגל (לאייפון ולאנדרואיד) היא החלופה החינמית ל- Microsoft Excel שניתן להשתמש בה בחינם בסמארטפונים והן במחשבים אישיים. על ידי יצירת גיליון אלקטרוני קל לחסוך את הכסף שהוצא ברשימה ולכלול באופן אוטומטי את כל החשבונות והסכומים.
9) Office Lens היא אפליקציה חינמית של מיקרוסופט הפועלת כסורק מסמכים, המתאימה במיוחד לצילום קבלות וקבלות. הכתבים בתצלומים מוכרים ועשויים להעתקה על גיליון דיגיטלי, באפשרותך גם לשמור כל סריקה באופן מקוון ב- OneDrive או לשמור אותם כ- PDF.
10) סריקת גאונים (אנדרואיד / אייפון) היא אפליקציה גנרית לסריקת מסמכים, שניתן להשתמש בה היטב לצילום קבלות וחשבוניות ושמירתם כתמונות JPEG או PDF.
11) Clear Scanner (אנדרואיד / אייפון) היא אפליקציה שהופכת את הטלפון החכם שלך לסורק, לסרוק כל דף נייר ולשמור אותו כתמונה או כ- PDF. זה יכול להפוך למנהל קבלות מושלם בזכות הפונקציונליות המובנית של OCR (זיהוי טקסט אופטי).
12) סורק זעיר (אנדרואיד / אייפון) היא אפליקציה נוספת לסריקת גיליונות וקבלות, קלה מאוד, מהירה וחיונית, החוסכת קבלות וכל תמונות שצולמו כתמונה או כ- PDF.
13) עדשת קבלה (אנדרואיד / אייפון) היא אפליקציית אנדרואיד בחינם לאחסון קבלות בטלפון על ידי צילום תמונות של קבלות וחשבוניות. בעזרת טכנולוגיית OCR היא מסוגלת לקרוא את הטקסט בקבלה ולשמור את נתוני ההוצאות ברשימה שהופכת לקלה להתייעצות בה.
14) Tracker קבלת Foreceipt היא אפליקציה בחינם לאייפון בלבד לשימוש מוגבל, למעקב אחר שקילות וקבלות. הוא מציע שירות סריקה ועיבוד בזמן אמת, כאשר תוכן נשמר אוטומטית בכונן Google.
קרא גם: 10 תוכניות חשבוניות וחשבונאיות בחינם לעצמאים ועסקים קטנים
