כמו כל תוכנה, גם Microsoft Word דורש אופטימיזציה, שניתן להשיג על ידי שינוי פרודוקטיבי של הגדרות ואפשרויות מוגדרות מראש. בזכות השינויים הללו, התוכנית המשומשת ביותר בעולם לכתיבה למחשב צריכה להיות קלה יותר, מהירה יותר ולתת גישה מהירה לפונקציות השימושיות והתכופות ביותר, כדי לא לבזבז זמן בפעילות לניהול מסמכים שצריכות להיות אוטומטי.
להלן, אנו רואים 10 מההגדרות שצריך לשנות כדי לשפר את העבודה עם Word ולחסוך זמן ומאמץ.
קרא גם: פונקציות Word מיוחדות לשימוש תמיד בעת כתיבת מסמך
1) קבע את המיקום המועדף לשמירת הקבצים
עבור לתפריט קובץ -> אפשרויות ואז לכרטיסיה שמור כדי להגדיר את התיקיה המועדפת בה יש לשמור את המסמכים.
היתרונות הם בכך שבאופן זה תוכלו להשתמש בלחצן הדיסק כדי לשמור מייד מסמך חדש ולהיות מסוגל לפתוח אותו במהירות.
אפשר גם מאותה לשונית הגדרות לבחור את פורמט קובץ ברירת המחדל ולשנות אותו ל- docx או doc או odt או rtf לפי הצורך.
2) העבר את "שמור בשם" בסרגל הגישה המהירה
לחצן שמירה בשם תמיד צריך להיות קרוב בהישג יד כך שניתן יהיה לשמור מייד כל מסמך חדש עם שם מזוהה.
לאחר מכן תוכלו לנצל את סרגל הגישה המהירה, הראשון מבין כולם, כאשר ישנם גם כפתורי שינוי ושחזור.
מהסרגל, לחץ על החץ למטה ולחץ על פקודות אחרות .
מתוך אפשרויות Word, מצא את הפקודה שמירה בשם והוסף אותה לעמודה הימנית.
עם זאת, זכור שאפשר לעשות את Save As במהירות באמצעות לחיצה על מקש F12 במקלדת המחשב האישי.
3) בטל את התיבה אפשרויות הדבק כדי להפוך פעולות לחתוך ולהדבקה של העתקה במהירות רבה יותר
כאשר אתה לוחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על מסמך Word, תחת Copy and Cut קיימות אפשרויות ההדבקה שיכולות לקחת זמן.
אם אתה מעדיף להשבית אותו ולהשתמש תמיד בהדבקת טקסט במצב לא מעוצב, כדי להעלות את כפתור ההדבקה הקלאסי, עבור לתפריט קובץ -> אפשרויות -> מתקדם ובטל את הבחירה בלחצן הצג אפשרויות הדבק .
העובדה נותרה שניתן להעתיק ולהדביק מהר יותר בעזרת שילובי המקשים CTRL + C, CTRL + X ו- CTRL + V.
4) הגדר גופן ברירת מחדל
Microsoft Word 2013 משתמש בקליברי כפונט ברירת מחדל בגודל 11.
דווקא מכיוון שהיא מוגדרת מראש וכולם משתמשים בה, יתכן ומומלץ לשנות אותה, אולי על ידי הגדרת הטיימס ניו רומן הישנה והטובה או הלווסטיקה (או אריאל) שנבחרו כגופן הטוב ביותר לכתיבת תכנית לימודים, וכתוצאה מכך גם מצוין למסמכי עבודה.
כדי לשנות את הגופן במסמך פשוט שמור על לשונית הבית פתוחה בסרט ובחר את הגופן מהתפריט הנפתח.
כדי לשנות את גופן ברירת המחדל של כל המסמכים שייכתבו בעתיד, במקום זאת לחץ על הפינה הימנית של תיבת הגופן מהכרטיסייה דף הבית .
בחר Arial, לחץ על כפתור הגדר כברירת מחדל ואז שנה את האפשרות על ידי הצבת " לכל המסמכים " לפני שתלחץ על אישור.
5) בטל עצה בעת הנחת הסמן מעל כפתור
בעלי ניסיון מספיק עם Word יכולים להפוך את התוכנית למהירה יותר על ידי השבתת הטיפים ומדריכי המיני המופיעים אוטומטית בעת בחירת כפתור.
אם לעולם לא נקרא אותם, באפשרותך לבטל אותם בתפריט קובץ -> אפשרויות -> כללי, לשנות את סגנון תיאור הכלים, באי הצגת סרטי כלים או לא להציג תיאור אופייני ... ועדיין להשאיר אפשרות לקרוא את השם של כשתניח את הסמן מעל זה.
המצב האחרון עדיף מכיוון שהוא מציג את שם הפקודות ללא תיאורים.
6) שנה את המודל הרגיל לפי אחד שתרצה
כדי לחסוך זמן בהגדרת העמוד ובאפשרויות העיצוב החוזרות על עצמן, באפשרותך ליצור תבנית ברירת מחדל עבור כל מסמך חדש שאתה פותח.
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הסגנון הרגיל, במרכז השמאלי של הסרט ולחץ על שנה .
לאחר מכן שנה את הגופן כפי שניתן לראות בשלב 4 ואז גם את גודל הגופן וסגנון הגופן.
הכפתורים שמעל התצוגה המקדימה מאפשרים גם לבחור את שולי הצד וגובה מרווח השורות.
בפינה השמאלית התחתונה תוכלו להיכנס למקטעי עריכה אחרים כמו לשונית, פסקה, גבולות ואחרים.
לפני לחיצה על אישור ויציאה, בחר באפשרות למטה " במסמכים חדשים המבוססים על מודל זה ".
הערה : הסגנון הרגיל נשמר בקובץ שנקרא Normal.dotm .
אם שם זה שונה, פגום או מועבר, Word יוצר אוטומטית גרסה חדשה המשתמשת בהגדרות ברירת המחדל המקוריות ולכן ההתאמות האישיות שנעשו יאבדו.
7) שנה את המידע האישי של המסמכים
זה משהו שרבים שוכחים ומסתכן ביצירת נתונים רעים.
למעשה, אם אנו כותבים מסמך חדש החל ממסמך קיים ונכתב על ידי אחר, מי שיקרא אותו יכול לתפוס את העובדה שהמסמך הזה אינו שלנו, מכיוון שהמידע בתוכו מראה מחבר אחר.
כל המטא נתונים והמידע האישי נראים בתפריט קובץ> מידע
שינוי מידע אישי ב- Word נעשה פעם אחת בלבד והוא חל על כל המסמכים שנשמרו אחר כך.
ניתן לשנות את פרטי המחבר מתפריט קובץ -> מידע או גם בקובץ -> אפשרויות -> כללי ולהכניס את שמך תחת " התאמה אישית של עותק המשרד בשימוש ".
אם ברצונך לשנות את המחבר של מסמך ספציפי, אתה יכול להשתמש בתפריט סקירה או, בתיבה שמופיעה כשאתה שומר כ, אתה יכול להוסיף ולערוך את המחבר.
8) הסר בעלות על מסמכים ומידע אישי
אם ברצונך לשמור על פרטיות מוחלטת לגבי מי שכתב וערך קובץ וורד, חשוב למחוק את המטא-נתונים הנסתרים המכילים שמות של מי שעבד עליו, תאריך היצירה, גרסאות קודמות, זמן עבודה ודברים אחרים.
המידע המאוחסן על ידי Microsoft Office גלוי מקובץ -> מידע .
כדי למחוק את כל המידע הזה עבור לתפריט קובץ -> אפשרויות, לחץ על מרכז ההגנה ואז על מרכז הגדרות ההגדרות .
עבור אל אפשרויות פרטיות ולחץ על כפתור בקרת המסמכים ואז בחר למחוק את כל המטא נתונים.
הערה : זוהי הגדרה הקשורה לקובץ שבשימוש ולא קבועה.
9) כבה את התצוגה המוגנת ב- Word
תצוגה מוגנת היא מצב לקריאה בלבד אשר - כשמו כן הוא - מטרתו להגן על המחשב שלך מפני מסמך שהתקבל אם הוא נגוע.
אם אתה מקבל קבצים ממקורות מכובדים, אתה יכול לכבות את התצוגה המוגנת .
לאחר מכן עבור אל קובץ -> אפשרויות -> מרכז הגנה -> הגדרות מרכז ההגנה ובטל את הסימון של כל או רק חלק מהאפשרויות בקטע תצוגה מוגנת .
10) גלילה אוטומטית
לקריאת מסמכים ארוכים ללא דיבור, ניתן להפעיל גלילה אוטומטית באמצעות כפתור יחיד.
ניתן להוסיף לחצן זה בסרגל הגישה המהירה בחלקו העליון על ידי לחיצה על מקש החץ למטה, מעבר אל פקודות אחרות -> בחר פקודות מתוך -> כל הפקודות -
כפתור הגלילה האוטומטי מופיע כעיגול לבן.
כאשר לוחצים עליו, מצביע העכבר הופך לחץ כפול ותוכלו לגלול את המסמך למעלה ולמטה בעזרת העכבר, בלי ללחוץ על שום דבר.
ליציאה ממצב הגלילה האוטומטי, לחץ באמצעות לחצן עכבר או לחץ על Esc.
קרא גם: אופטימיזציה של Word על ידי ביטול האפשרויות המיותרות
