Outlook של מיקרוסופט היא התוכנית המשומשת והמפורסמת ביותר בעולם לניהול דואר אלקטרוני במחשב שלך, גם אם זו תוכנית הכלולה בסוויטת Office. Outlook חיוני בארגונים רבים, לא רק בגלל יכולות הניהול הברורות של הדוא"ל שלו, אלא גם עבור לוח השנה, המשימות ופונקציות פנקס הכתובות שלו.
עבור חברות הנוחות היא לחבר את Outlook לשרת Exchange כך שכל אחד יכול לשתף את אותו פנקס כתובות ו לוחות שנה, ולהפוך לכלי מצוין לשיתוף פעולה ברמה הארגונית.
לשימוש ביתי, Outlook משמש בעיקר להורדת דואר למחשב האישי שלך ולאחסון מחוץ לאינטרנט, אך למרות שרוב האנשים בהחלט לא משתמשים בשרת Exchange בבית וכנראה שהם אפילו לא יודעים מה זה. תכונות, פונקציות Outlook הופכות אותו לכלי רב-עוצמה לניהול פעילויות גם לשימוש אישי ולא מקצועי, לקריאת אימיילים, מעקב אחר פגישות, ארגון פנקסי כתובות ועוד ועוד.
במדריך זה אנו עושים מסלול תמציתי ומרוכז כיצד להשתמש ב- Microsoft Outlook (לוקח את הגרסה האחרונה שלו, Outlook 2013 ) כדי ללמוד את הפונקציות העיקריות שלו ולהגדיר אותה באמצעות כל חשבון דוא"ל .
לכל מי שיש לו תוכנות של Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint וכו ') יש גם Outlook במחשב והוא יכול לפתוח אותו לגישה ראשונה.
בהיותך מוצר של סדרת האופיס, תמצא ממשק מוכר, קצת דומה לזה של וורד, גם אם הוא משרת דבר אחר לגמרי.
תצוגת ברירת המחדל של Outlook היא תיבת הדואר הנכנס, בחלקו העליון יש סרט הסרט, מוסתר כדי לחסוך מקום על המסך.
כדי לראות ולהסתיר במהירות את הסרט, פשוט לחץ על מקש CTRL - F1 .
ניתן לנעול את המוט על ידי לחיצה על מקש האצבע המשמש לתיקון אותו ולא להסתיר אותו יותר.
סרט הסרט מקל מאוד למצוא את הכפתורים להפעלת הפונקציות ולהשתמש בכלי התוכנית.
בלשונית הבית יש לחצנים שונים, תלוי במצב ובמסך בו אתה נמצא.
במסך הראשי, יש אפשרויות לדואר.
לאורך הקצה השמאלי של Outlook יש תיקיות, כאשר בתחתית לוח זה מצבי Outlook: תיבת דואר נכנס, לוח שנה, אנשים, משימות וכן הלאה.
בלחיצה על החץ בראש לוח הניווט, הוא מתרחב בחלונית כדי לראות את מבנה התיקיות של חשבון הדואר האלקטרוני.
לחץ על שלוש הנקודות כדי לגשת למצבי Outlook נוספים: הערות, תיקיות וקיצורי דרך של Outlook.
מתוך "אפשרויות הניווט" אתה יכול לשנות את הסדר בו מופיעים האלמנטים השונים ולבטל את הניווט הקומפקטי אם אתה משתמש בצג גדול.
הכרטיסייה שלח / קבל נוגעת במיוחד לפונקציות תיבת הדואר הנכנס, אך מופיעה גם במצבים אחרים (לוח שנה, משימות וכו '), גם אם לא תהיה להם אותה פונקציונליות.
בהתאם לסוג פרוטוקול הדואר בו אתה משתמש (IMAP או POP), יתכן ויהיה לך האפשרות להוריד רק את כותרות ההודעות, לסמן או לבטל את הבחירה בהודעות שיש להוריד, ופונקציות אחרות (הזמינות רק עם פרוטוקול IMAP, מומלץ תמיד)
כרטיסיית התיקיות מאפשרת לך לנהל את התיקיות בחשבון הדואר שלך, ליצור תיקיות חדשות, לבחור את הכללים לארכיון אוטומטי של הודעות ישנות ונכסים אחרים.
במצב לוח השנה, אין תיקיות ולכן מתפריט זה ניתן להעתיק או להזיז לוחות שנה.
מבנה התיקיות חיוני לניהול הדואר ולשמירתו מסודרת, שלא לפספס הודעות חשובות ולמצוא את הדואר ביתר קלות.
במאמר אחר ראינו כיצד ליצור כללים ומסנני דואר ב- Microsoft Outlook כדי לארגן דואר לתיקיות .
אפשרויות התצוגה כוללות את הפונקציות החיוניות להסתרה או הצגת מידע ואלמנטים בממשק Outlook, ביניהם גם תזכורות .
במצב לוח השנה ניתן לשנות את אופן הצגת הימים, עם תצוגה חודשית, שבועית או יומית והצבע.
האפשרויות בסרט הסרט, כאמור לעיל, משתנות בהתאם למיקומכם.
אם אתה כותב דואר חדש, תמצא את כל הכפתורים לעיצוב טקסט, להוספת קבצים מצורפים, תמונות, תוויות וכו '.
הכרטיסייה הוספה מופיעה בכל קטע ב- Outlook ומאפשרת לשנות את תוכן ההודעות, הפעילויות, אירועי לוח השנה.
במקרה של הודעות דוא"ל יש כפתור לאפשרויות בהן נמצאים בחירת הנושא, הצבעים, הגופנים והאפקטים, ה- CCN (עותק פחמן מוסתר לשימוש כדי להסתיר את מקבלי הדוא"ל) והבקשה לאישור של קריאת הדוא"ל.
כרטיסיית הגרסאות מכילה את פונקציות האיות והתיקון הדקדוק האוטומטיות, שימושיות לאי טעויות בעת כתיבת מיילים.
אתה יכול גם לתרגם הודעות שנשלחו לשפות אחרות.
נעבור כעת להגדרת חשבון דוא"ל שיכול להיות אוטומטי או ידני
בפעם הראשונה שאתה מפעיל את Outlook, אתה מתבקש להקים חשבון, שתוכל גם לדלג עליו בהתחלה ולהוסיף מאוחר יותר.
למעשה, אתה יכול להשתמש ב- Outlook ללא חשבון בלוח השנה, המשימות וההערות.
עם זאת, מכיוון שמדובר בתוכנית המיועדת בעיקר לניהול דוא"ל, כדאי להוסיף חשבון מייד על ידי ניסיון בתצורה האוטומטית שבה אתה רק צריך להזין את שם המשתמש והסיסמה שבהם אתה משתמש כדי לגשת לתיבת הדואר שלך.
אם התצורה האוטומטית לא עובדת (היא בהחלט עובדת עם כתובות Hotmail ו- Outlook.com, אך לא נאמר שהיא עובדת עם ספקים אחרים), עליך להמשיך בתצורה הידנית .
כדי להוסיף חשבון ל- Outlook עליך לעבור לכרטיסיה קובץ בסרט ולבצע את נוהל ההגדרה הידני.
בתצורה ידנית, הבחירה הראשונה היא להשתמש בחשבון POP או IMAP (או בחשבון Exchange אם אתה מגדיר את Outlook במשרד)
כבר ראינו במאמר אחר את ההבדלים בין IMAP ל- POP שהם, באופן סינטטי, הם:
- פרוטוקול POP או Post Office הוא הפרוטוקול העתיק ביותר שמשמש להורדת דואר למחשב.
- במקום זאת, IMAP מאפשר לך להעתיק את מבנה התיקיות של דואר האינטרנט ולסנכרן את ההודעות מבלי לגרום להיעלמות משרת הדואר, עם אפשרויות להוריד רק את כותרות ההודעות, מבלי למלא את המחשב באלפי הודעות דוא"ל וקבצים מצורפים.
במידת האפשר, בחר תמיד ב- IMAP.
אתה יכול לעיין במדריך כיצד להוסיף חשבון Yahoo Mail ל- Outlook על ידי שינוי הפרמטרים בהתאם לספק הדואר שלך.
במאמר אחר הסברתי גם שלב אחר שלב כיצד להגדיר את Microsoft Outlook עם GMail לקבל ולשלוח דואר מהמחשב האישי.
ב- Outlook אתה יכול להוסיף ולנהל כמה חשבונות דוא"ל שאתה רוצה.
אם אתה משתמש בחשבונות דואר אלקטרוני מרובים, כגון אחד אישי ואחד לעבודה, לקוח דואר אלקטרוני כמו Outlook באמת יכול לעשות את ההבדל ומאפשר לך לחבר פגישות ופעילויות לוח שנה כדי לנהל את חייך בצורה שלם.
לאחר הוספת שני חשבונות, אתה יכול לבחור את החשבון שברצונך להגדיר מתוך בורר התפריט בראש הדף פרטי חשבון בכרטיסיה קובץ .
מ"הגדרות חשבון "תוכלו ליצור חשבון חדש, לתקן חשבון שכבר הוסיף, להסיר אותו, להגדיר את החביב עליכם ולשנות הגדרות אחרות.
ניהול פנקס כתובות והוספת אנשי קשר ב- Outlook
כדי לנהל את אנשי הקשר בפנקס הכתובות שלך, פתח את מצב האנשים מהכרטיסייה דף הבית והוסף כתובות ופרטים אחרים מהממשק הראשי.
כמעט בוודאות, עם זאת, יהיה צורך לייבא את פנקס הכתובות מגוגל, יאהו או מכל חשבון אחר בו אתה משתמש.
לאחר מכן תצטרך לייצא את אנשי הקשר מאותו פנקס כתובות ואז לייבא אותם אל Outlook.
בדרך כלל זו תהיה עבודה קלה אם זה לא עבור כל חשבון המשתמש בפורמטים משלו ויכולים להיות סיבוכים.
הדרך הקלה ביותר היא לסנכרן את פנקס הכתובות שלך בין Gmail לאאוטלוק ולייבא את אנשי הקשר שלך.
אחרת אתה צריך להשתמש ב- vCards, כמוסבר במדריך כיצד לייבא קבצי vCard (vcf) לאנשי קשר של Windows וב- Microsoft Outlook.
כדי לחקור תכונות מתקדמות יותר של Microsoft Outlook שראינו, במאמרים אחרים:
- אם יש לך מספר מחשבים שאפשר להתייעץ איתם בדואר אלקטרוני, אך אינך יכול להשתמש בשרת Exchange, במאמר אחר ראינו כיצד לסנכרן את Microsoft Outlook במספר מחשבים .
- השבת תשובה לכל והעברת דוא"ל בהודעות שנשלחו באמצעות Outlook
- השהה דוא"ל לשליחה מתוזמנת
- כיצד לעכב דוא"ל לשליחה מתוזמנת
לבסוף, אם אין לך Outlook ואתה מחפש תוכנית דומה בחינם, אתה יכול להסתכל ברשימה של לקוחות הדוא"ל האלטרנטיביים הטובים ביותר ל- Microsoft Outlook כדי לקרוא דואר מהמחשב האישי שלך.
