למרות שקשה לשנות את הרגלים, כפי שאני רואה זאת, תוכניות מקוונות הן אלטרנטיבה שלא ניתן להתעלם ממנה. לא רק תוכניות בידור אלא גם במקום העבודה יישומי אינטרנט מסוימים מיוצרים כל כך טוב והם כל כך פשוטים לשימוש עד שהם צריכים באמת להחליף את התוכניות המסורתיות והמורכבות. Google Docs היא אחת הפלטפורמות המקוונות הטובות ביותר של Office יחד עם Zoho הידועה פחות, היא בחינם, מבטיחה אמינות וביטחון, אך מעל לכל, היא עובדת טוב.
כפי שראינו, Google Docs יחד עם גוגל אתרים הופכים לכלי מצוין לניהול פרויקטים וארגונים, ואף משמש לבד, כלי מצוין לעבודה משרדית.
כל המסמכים שנשמרו באופן מקוון מאוחסנים בשרתים של גוגל, אשר מבחינת האבטחה והזמינות, ככל הנראה אין שווים ברחבי העולם.
קרא גם: צור טפסים מקוונים עם תשובות מרובות בטפסים של גוגל
למודול Google Docs יכול להיות יישום מעשי שימושי מאוד לניהול ההוצאות האישיות של כולם, לניהול חשבונות בית ובכלל למעקב אחר תנועות הכסף . הכל הופך להיות קל ומובן אם אתה חושב שניתן לשלב את מודול Google Docs ב- Gmail .
תוך דקות אתה יכול ליצור בקלות מערכת פשוטה לשמירה על חשבונות והוצאות אישיות באמצעות Google Docs ו- Gmail .
ראשית, כדי ליצור כלי חשבונאות קטן DIY, אתה זקוק לחשבון Google עם מנוי ל- Gmail.
השלב השני הוא לבקר באתר Google Docs ולהיכנס דרך חשבון Gmail שלך. לאחר מכן לחץ על כפתור " צור חדש " בצד שמאל למעלה ואז על " גיליון אלקטרוני " כדי לראות ממשק דומה לזה של Excel. מתוך הגיליון האלקטרוני עליכם ללחוץ, בתפריט העליון, על מקש המודול כדי ליצור אחד חדש אשר ישמש לשליחת הנתונים על עסקאות כספיות. בטופס ניתן להזין כותרת כמו " הוצאות אישיות " או " הוצאות בית", תיאור אפשרי, וירידה כלפי מטה, לסמן, שם כתוב "כותרת יישום", את השדות שצריך למלא לאחר מכן.
רק כדי להיכנס לרגע לתיאוריה, נוצרת מסכת מסד נתונים, שבה בעצם, באמצעות גרפיקה נוחה לקריאה, ממלאים את שדות הטבלה.
השדות שיש להוסיף יכולים להיות טקסט, טקסטים ארוכים, שדות בחירה מרובים, שדות עם התפריט הנפתח ובחירה בין ערכים מוגדרים מראש. מה שצריך, למקרה ספציפי זה, הוא רק להגדיר שני שדות טקסט שיכולים, למשל, להיות דמות תאריך והוצאה ושדה " אמצעי תשלום " שיכול להיות בחירה בין בנק, מזומן, העברה בנקאית, כרטיס אשראי, לבדוק וכן הלאה. כל אחד יכול לכתוב את מבוקשו לצרכיו ולהוסיף שדות אחרים כמו תיאור הרכישה, הערות, מקום, מקבל התשלום.
בשדה " טקסט העזרה" ניתן לכתוב הסברים על השימוש בשדה זה, אך אם הטופס הוא אישי, ניתן להזניח אותו.
לאחר שמירת הטופס, תוכלו ללחוץ על כפתור " שלח טופס באמצעות דוא"ל " ולהזין את כתובת Gmail שלך כנמען. בכניסה לדואר האלקטרוני שלך אתה אמור לראות הודעה חדשה שמכילה את הטופס של הטופס החדש שנוצר.
כדי להשתמש טוב יותר בשיטה זו עליך להוסיף ל- Gmail תכונה של מעבדות Gmail בשם " קישורים מהירים ".
ואז לגשת למעבדות Gmail על ידי לחיצה על צינור המבחן הירוק הקטן שבפינה השמאלית העליונה, והפעל מהרשימה את " הקישורים המהירים " ושמור. זה לא צריך להיות נחוץ, אך אם הטופס בהודעת הדוא"ל שהתקבלה לא מופיע, הפעל גם את "תצוגה מקדימה של Google Docs בדואר".
כעת פתח מחדש את הדוא"ל שהתקבל עם טופס ההוצאות האישיות ולחץ על " הוסף קישור מהיר " בפינה השמאלית התחתונה ותן שם.
בעיקרון, בסוף העבודה הקטנה הזו, יהיה לך קישור ב- Gmail שלך, בלחץ בו נפתח טופס הזנת ההוצאות . זה יושלם ונשלח להכניס את הפריט החדש לגיליון האלקטרוני.
זה הופך להיות דרך מהירה וקלה לעקוב אחר תנועות כסף מכיוון שבסוף החודש תוכלו לראות את כל הפריטים מגליון האלקטרוני של Google Docs, אשר בנוסף לתצוגת הטבלה, מציע גם תצוגה של הנתונים שהוזנו באמצעות תרשימי עמודות או AA עוגה. ניתן ליצור את הטופס של Google Docs בצורה המותאמת אישית, הן בשדות הטקסט והן בגרפיקה, גם אם בהיותה לשימוש אישי, אין בכך צורך.
ברור שזה רק אחד השימושים האפשריים במסמכי גוגל המשולבים בשירותים מקוונים אחרים (במקרה זה Gmail); אם יש לך הצעות לשימושים אפשריים אחרים, יידע אותנו!
קרא גם: דגמי Excel הטובים ביותר להורדה בחינם לניהול הוצאות, כספים ועוד ועוד
