כולם, במוקדם או במאוחר, יצטרכו להתמודד עם גיליונות אלקטרוניים, אחד הכלים המורכבים והחזקים ביותר שניתן להשתמש בהם במחשב במקום העבודה. זה לא נועד כמדריך למתחילים בגיליונות אלקטרוניים, אלא מתכוון להדגיש ארבעה סוגים של פעילויות שעליך לדעת לעשות, כדי להיות טובים עם תוכניות כמו Excel. Microsoft Excel היא ללא ספק התוכנית המשמשת ביותר בעולם ליצירת טבלאות וגיליונות אלקטרוניים, אך אותן פונקציות זמינות גם בסוויטות בחינם כמו LibreOffice וב- Google Docs.
כדי להצליח בעבודה משרדית, או לפחות להקל על החיים ולקדם את עצמך טוב יותר בהעסקת ראיונות, עליך להיות טוב בשימוש באקסל (או בתוכנית שווה ערך כמו LibreOffice ו- Google Docs ) ולהיות מסוגל לבצע לפחות את 4 הפעילויות הבאות. .
קרא גם: כיצד לבצע חישובים ב- Excel
1) הזן נתונים במהירות באמצעות טפסים או טפסים
הזנת נתונים לגיליון אלקטרוני היא נקודת המוצא של ניתוח טבלאות כלשהו. כל המתחילים באקסל כותבים נתונים ידנית לתאים, אך הם יהיו הרבה יותר מהירים להשתמש בטופס. הטופס הוא טופס מונחה על ידי הכנת נתונים לתאים במהירות על מנת לכתוב ולחץ על Enter כדי לעבור לתא הבא. .
ב- Excel 2013 כפתור הטופס היה מוסתר במקצת.
כדי למצוא אותו אתה צריך ללחוץ על הסרט בחלקו העליון ולבחור להתאים אותו כדי להוסיף את כפתור המודולים.
בגירסאות אחרות של Excel במקום זאת לחץ על מקש Office, עבור אל אפשרויות Excel והתאם אישית על ידי הוספת הטופס.
לאחר שתלחץ על כפתור הטופס, תוכל ליצור טופס (או תבנית, או מסיכת הזנת נתונים) על ידי כתיבת כותרות העמודות.
ב- LibreOffice Calc ניתן להזין נתונים עם הטופס על ידי לחיצה על התפריט Data-> Form .
לפני השימוש בטופס, אני צריך ליצור את כותרות העמודות כך שההדרכה תהיה מודרכת ומהירה.
בכונן Google (Google Docs) טפסים הם אובייקט בפני עצמם המאפשרים לך ליצור סקרי תשובות מרובות כדי לשתף ברשת.
אתה יכול ליצור טופס מהלחצן 'צור' או להוסיף אותו (עם תפריט הוספה ) בגליון אלקטרוני.
דפי עזרה באיטלקית:
- עבור Libreoffice Calc
- Office Excel
- גיליון אלקטרוני של גוגל
2) בצע חישובים עם פונקציות ונוסחאות
ברגע שהנתונים נכנסים לתאים, סביר להניח שנדרשת פעולה או חישוב.
יש לכתוב פונקציות ונוסחאות בתיבת הטקסט שלמעלה ולאפשר לך לתפעל את הנתונים של גיליון אלקטרוני, לבצע פעולות מתמטיות פשוטות, להוסיף מספרים בעמודה, לעבוד בממוצע או אפילו לעבוד עם חפצים בעולם האמיתי כמו תאריכים. או את הכסף.
לכל תוכניות החישוב יש מערך פונקציות משלהם, עם הבדלים מסוימים.
דפים אלה באיטלקית מכילים את כל הנוסחאות הניתנות לביצוע ב- Excel, LibreOffice Calc ו- Google Drive.
הכרת כולם בעל פה זה בלתי אפשרי, אבל לדעת מה אתה משתמש הכי הרבה ומה אתה צריך לעבודה שלך הוא חיוני.
לדוגמה, כמה פעולות בסיסיות הן:
- סכום המספרים בתאים: = SUM (A1; B1) מוסיף שני מספרים ואילו = SUM (A1: A5) הוא סכום כל התאים מ- A1 ל- A5.
- = ממוצע (A1; B1) הוא הממוצע של שני מספרים; = AVERAGE (A1: A10) הוא הממוצע של המספרים A1 עד A10.
ניתן למצוא כל נוסחה מתפריט Insert - Formula .
ניתן גם לשלב שתי פונקציות וליצור נוסחה כמו למשל = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0) כדי לעגל את המקומות העשרוניים של סכום המספרים A1 עד A10.
בפונקציות קרא: כיצד להשתמש בנוסחאות לסמוך על Excel (COUNT ו- SUM)
3) מיין את הנתונים באמצעות פילטרים וטבלאות ציר
לאחר שהזנת את הנתונים הגולמיים וביצעת את כל החישובים באמצעות הפונקציות והנוסחאות, כעת עליך ליצור דרכים שונות לצפייה בהן.
אתה יכול למיין סדרת נתונים לפי עמודה: לחץ על CTRL-A כדי לבחור את הגליון כולו, עבור לכרטיסיית הנתונים של הסרט, לחץ על " מיין " ובחר את העמודה ואת הקריטריון שיכול להיות, למשל, לפי מספר סדר.
תמיד מתפריט הנתונים ניתן להוסיף גם מסננים, למשל כדי לא לכלול רכיבים כפולים.
טבלאות ציר הם מסננים מתקדמים המשמשים לסינון רשימות גדולות של נתונים שאחרת אי אפשר היה לקרוא.
טבלאות ציר מאפשרות לקחת כמה פיסות נתונים לסיכום ולראות רק כמה מהן, ולהסתיר את השאר.
ב- Excel אתה יוצר את טבלת Pivot מתפריט הוספה בזמן ב- LibreOffice Calc מתפריט Data.
למידע נוסף ישנם מדריכים באיטלקית עבור:
- סינון נתונים ב- Excel
- טבלאות ציר ב- Libreoffice
- טבלאות ציר ב- Google Drive.
4) צור פקודות מאקרו למשימות שחוזרות על עצמן
עבודה עם Excel יכולה להיות משעממת מאוד מכיוון שלעתים קרובות מדובר במשימות חוזרות ונשנות.
כדי להימנע מביצוע אותה עבודה כל יום, אתה יכול ליצור מאקרו ולהקליט את הדברים שאתה עושה כדי שהמחשב יוכל לעשות זאת לבד.
פקודות מאקרו הן נקודה חזקה של אקסל כאשר ב- Libreoffice אתה צריך להיות זהיר מכיוון שמקבצי מאקרו מסוימים עשויים שלא להיות תואמים ל- Microsoft Office.
באקסל, LibreOffice ו- Google Drive ניתן ליצור פקודות מאקרו מורכבות יותר עם סקריפטים לתכנות שיחייבו לימוד מסוים.
להלן כמה משאבים להתחלה:
- Excel: עבודה עם פקודות מאקרו
- מאקרו של Excel (באנגלית)
- LibreOffice: צעדים ראשונים עם פקודות מאקרו
- כונן Google: סקירה כללית של סקריפט של Google Apps (אנגלית בלבד).
כל התכונות הללו הן רק קצה הקרחון של Excel ותוכניות אחרות. השימוש בגליונות אלקטרוניים הוא מקצועיות נוספת ומשמעת בה תוכלו לטבול את עצמכם עמוק מאוד.
קרא גם: 6 פונקציות אקסל השימושיות ביותר לסינון נתונים ולראות גרפים
