מי שעובד עם דואר אלקטרוני עשוי להיות הצורך למנוע ממקבלי הדוא"ל שנשלח למספר אנשים אפשרות להעביר או להשיב לכולם, כלומר, הם לא יכולים להעביר את ההודעה לאחרים או להשיב לכל אלה שהועתקו. פונקציונליות זו קיימת רק בלקוח הדוא"ל של Microsoft Outlook, 2003, 2007 ו- 2010 .
ההגנה על דוא"ל שנשלח מונעת ממקבל ההודעה להעתיק, להדפיס או להעביר דוא"ל זה.
הסיבות לשימוש בהגדרה זו עשויות להיות קשורות לסודיות המידע הקיים בהודעה או לרצון למנוע ממישהו להשיב להודעת דוא"ל קבוצתית.
כדי למנוע את התשובה לכל ישנם שני מצבים, האחד עם תצורה ידנית, השני עם תוסף לתוכנית.
ההגנה לא תהיה מוחלטת, היא יכולה לשמש רק כהרתעה מכיוון שאם הדואר המוגן הזה נפתח עם לקוחות דואר אלקטרוני אחרים שאינם Microsoft Outlook, ההגנה לא תהיה יעילה.
עם זאת, בארגונים ובמשרדים שבהם ניתן לקרוא דואר באמצעות Outlook בלבד, קשה יותר לעקוף את ההגנה הזו.
השיטה הידנית לביטול "השב לכולם" ו"העביר " מתוארת שלב אחר שלב בדף העזרה של Microsoft Outlook .
יצירת מודול ההגנה היא פשוטה מאוד וניתן לעשות זאת אחת ולתמיד, עם אפשרות להגדיר או לא לחסום את זה על פי הדוא"ל.
אם אתה מעדיף, אתה יכול במקום זאת להשתמש בתוסף עבור Exchange ו- Outlook (2007 ו- 2010 בלבד) שמבטל את ההשבה לכולם והעברת דוא"ל שנשלח.
ניתן להוריד ולהתקין את התוסף NoReplyAll (בחינם) במחשב המשמש לשליחת הודעות דואר אלקטרוני.
על ידי פתיחה מחדש של Outlook וחיבור הודעה חדשה לאחר התקנת תוסף זה, אתה אמור לראות שני כפתורים חדשים בתפריט העליון, איתם אתה יכול להשבית את פונקציונליות ההעברה לאחרים.
על ידי ניסיון לשלוח דוא"ל זה לעצמך, המוגן על ידי תגובה לכולם, תוכל לשים לב שעל ידי פתיחה מחדש של ההודעה שהתקבלה הכפתורים להעברת ההודעה ומענה לנמענים המעתיקים לדוא"ל מושבתים.
התשובה לשולח כמובן נשארת אפשרית.
אם המשתמש מנסה להעביר או להשיב לכולם מהתפריט המהיר ב- Outlook (שאינו מושבת), תפתח אזהרה כי הפונקציונליות אינה זמינה.
אם מקבל הדוא"ל אינו משתמש ב- Microsoft Exchange או ב- Outlook ומנסה להשיב לכל, גם אם אינו מושבת, הנמענים האחרים לא יועתקו אוטומטית, אשר, אם יש צורך, ייבחרו ידנית.
כתכונה נוספת, מתפריט התצורה של תוסף זה ( כלים -> אפשרויות ), ניתן לרשום כמה מונחי מפתח לקבלת אזהרות בעת שליחת הודעה ללא קובץ מצורף.
שיטה יעילה יותר להגנה על סודיות הדוא"ל שנשלחו דרך Outlook היא התוסף BCCThis המאפשר לך לשלוח הודעות פרטיות CCN המצורפות לדוא"ל, גלויות רק לחלקן.
