אחת הבעיות השכיחות ביותר כאשר אנו מייצרים מסמכים עם חבילת Office היא אובדן כל העבודה שנעשתה עד לאותו רגע בגלל הפסקת חשמל פתאומית או שגיאה של Windows, עם הפעלה מחדש מאולצת. תרחישים אלה נפוצים פחות ופחות, אך אנו יכולים להגן על העבודה שנעשתה על ידי תכנות Word, Excel ו- PowerPoint כדי לשמור אוטומטית את המסמך בזמן שאנו עדיין מבצעים אותו: על ידי פעולה בדרך זו, במקרה הפחות טוב, אנו נאבד רק את הרגעים האחרונים לפני הבעיה או האפלה. במדריך זה נראה לך כיצד להפעיל שמירת קבצים אוטומטית ב- Word, Excel ו- PowerPoint, כדי להגן תמיד על העבודה שנעשית במשרד או בבית; אם זה לא מספיק (אנו נמצאים בסיכון לשחיתות קבצים), אנו נראה לך כיצד להשתמש בהיסטוריית הקבצים כדי לשחזר עדכון ישן של הקובץ, כך שתוכל תמיד להתחיל מחדש בנקודה טובה ולהימנע מהצורך להתחיל הכל מחדש.
קרא גם -> שחזר מסמכי Word וקבצי Excel פגומים, פגומים או אבודים
1) שמירה אוטומטית ב- Office 365
אם יש לנו עותק מנוי של Office 365, שמירה אוטומטית זמינה על ידי העלאת הקובץ ישירות ל- OneDrive, OneDrive for Business או SharePoint Online (לחברות): באופן זה תוכניות Office שונות בהן נעשה שימוש יסנכרנו כל שינוי שנעשה ב- קבצים (במרווחים של כמה שניות), כך שלעולם לא תצטרך לדאוג לבעיות. ראשית, לכן אנו מאפשרים ללקוח OneDrive במחשב האישי שלנו עם Windows 10, לחפש את הסמל שלו בפינה השמאלית התחתונה או לחפש את הפריט OneDrive בתפריט התחל.
אם יש לנו גרסאות קודמות של Windows או אנו משתמשים ב- Mac, אנו מורידים את OneDrive.
לאחר הפעלת תיקיית OneDrive המסונכרנת, בוא נלך לתוכנית Office שתשתמש בה, נתחיל לכתוב את המסמך ( חדש ) ואז לחץ על קובץ -> שמור בראש ובחר OneDrive -> תיקיה אישית כנתיב. הקובץ יישמר מייד בענן ובחלקו העליון של החלון נראה את כפתור השמירה האוטומטית מופיע.
במאמר אחר המדריך לסנכרון תיקיות ב- Onedrive.
כאשר הכפתור פעיל לא נצטרך עוד לדאוג לחסוך במרווחי זמן, מכיוון שהכל מסונכרן עם הענן (ברור שחייב להיות חיבור לאינטרנט). אם אנו רוצים לשחזר גרסה ישנה של הקובץ, פשוט לחץ על הכפתור שנשמר ב- OneDrive בפינה השמאלית העליונה והשתמש בתפריט הצג את כל הגרסאות .
בדרך זו אנו יכולים לשמור ולשחזר אוטומטית במידת הצורך גם במקרה של בעיות במחשב האישי (אנו תמיד יכולים להמשיך בעבודה במחשב אחר המוגדר באמצעות חשבון Office 365 שלנו).
אם אין לנו עדיין את Office 365, נוכל להירשם למינוי שירות מכאן -> קנה את Office 365.
ניסיון של חודש ימים זמין גם עבור החבילה הבסיסית, כך שתוכלו להעריך את כל היתרונות של מנוי אופיס במקום לקנות את כל הסוויטה לייצור לא מקוון.
2) שמירה אוטומטית בגירסאות לא מקוונות של אופיס
אם אין לנו את Office 365 אלא גרסת מכירה בחינם (עם הרישיון הקלאסי עם תוקף בלתי מוגדר) החיסכון האוטומטי בענן אינו זמין, אך אנו תמיד יכולים לאמץ את השמירה האוטומטית לקבצים לא מקוונים .
במקרה זה אנו נשתמש במערכת הגרסאות המשולבת ב- Office, כך שנוכל לשמור שינויים שאנו לא שומרים ידנית בפרקי זמן קצרים יותר (אנו נזכיר לכם כי עליכם רק ללחוץ על CTRL + B במקלדת כדי לשמור באופן מיידי את ההתקדמות).
כדי לאפשר שמירה אוטומטית בגירסאות קמעונאיות של Office, אנו פותחים כל מסמך עם תוכניות Office, לחץ על קובץ בחלק העליון ונלך אל אפשרויות -> שמור נתיב.
מחלון זה אנו מוודאים כי מצוין סיומת של קבצי המשרד העדכניים ביותר (למשל docx, xlsx וכו '), אנו שמים את סימן הביקורת תחת שמור מידע על שמירה אוטומטית כל פעם, אנו קובעים מרווח של דקה (המינימום שנוכל להגדיר) ואנחנו גם מאפשרים את הפריט שמור את הגרסה האחרונה משוחזרת אוטומטית אם היא נסגרת מבלי לשמור .
המידע על השמירה האוטומטית יישמר בנתיב המצוין בשדה נתיב הקבצים 'שמירה אוטומטית', שיכול להיות גם תיקיה של כל ענן (אם יש לנו סינכרון של OneDrive או Google Drive, נוכל לכוון את השינויים שם ובכך לקבל גיבוי רציף).
כדי לשחזר קבצים לאחר הפסקת שגיאה או שגיאת מערכת, פשוט פתח שוב את Office והשתמש בכלי לשחזור הקבצים, שיישאב מהגיבוי שהגדרנו קודם. למרבה הצער, מערכת זו חוסכת רק את השינויים שבוצעו בכל דקה: אם אנו מהירים מאוד בכתיבה, דקה חסרה יכולה לפוצץ הרבה מסמכים בזמן ההחלמה.
3) כיצד להשתמש בהיסטוריית הקבצים של Windows
אם אנו רוצים מערכת גיבוי נוספת, כך שנוכל לשחזר גם קבצים שנפגעו משגיאות, הפעלה מחדש פתאומית או תוכנה זדונית, אנו יכולים לסמוך על מערכת ההצלה הנקראת היסטוריית הקבצים, המוצגת ב- Windows 10 (אך גם על גרסאות קודמות של מערכת ההפעלה) ).
כדי להפעיל את היסטוריית הקבצים ב- Windows, פתח את תפריט התחל בצד ימין למטה, חפש הגדרות גיבוי ופתח את הפריט הראשון שיופיע בחלקו העליון; מהתפריט החדש הגדרנו כונן גיבוי (מקל USB, דיסק קשיח חיצוני או כל משאב רשת) על ידי לחיצה על הוסף כונן .
לאחר הוספת נתיב הגיבוי, אנו לוחצים על אפשרויות נוספות, בחרו כל 10 דקות בתפריט קבצי הגיבוי ולבסוף מוסיפים את תיקיית הגיבוי (שם שמרנו את קבצי Office) על ידי לחיצה על כפתור הוסף תיקיה .
המערכת תגבה באופן אוטומטי כל 10 דקות, כך שתמיד יש לך עותק של מסמכי Office שלנו בדיסק נפרד. למידע נוסף על מערכות הגיבוי, אנו מזמינים אתכם לקרוא את המדריך שלהלן.
קרא גם -> גיבוי תיקיות משתמשים לשמירת נתונים אישיים ב- Windows
