כאשר עובדים עם המחשב, במקרים מסוימים, עליכם להתמודד עם כמויות גדולות של נתונים אשר חייבים להפוך את הקריאה ככל האפשר. ניתן לייבא רשימות אלה ממסד נתונים חיצוני אך ניתן להעתיק אותן מדף אינטרנט. לדוגמה, כאשר ברצונך להביא את דוח התנועות הבנקאיות של השנה האחרונה למחשב שלך, להוריד או להעתיק אותו מדפי האינטרנט של הבנק המקוון שלך, בדרך כלל אתה מקבל קובץ csv או קובץ טקסט, לעיתים קרובות מעוצב בצורה לא טובה קשה לקרוא או להדפיס. דוגמא נוספת תהיה רשימת המוסיקה שיש לך במחשב שלך או בספר טלפונים. עם זאת, בסביבה העסקית תוכלו למצוא את עצמכם עם כמויות גדולות של נתונים שיש לסכם ולהפוך לקריאים יותר לעיון מהיר. כל הפעילויות הללו של מניפולציה של נתונים מצטברים, אתה בהחלט יכול לעשות עם Excel אבל, בפשטות רבה יותר, אתה יכול להשתמש בכמה תוכניות חינמיות ופוריות באמת .
התוכנית החדשה ביותר היא Open Refine, תוכנית קוד פתוח של גוגל המאפשרת לקרוא אפילו קבוצה עצומה של נתונים לא מפורקים ולהציב אותם במקום, כך שהם אחידים וניתן להעתיק אותם ולנתח אותם סטטיסטית. לפני השימוש ב- Open Refine עדיף לצפות בשלושת הסרטונים שפורסמו בעמוד ההורדה בכדי להבין את הפונקציות העיקריות שאני מסכם בקצרה. ניתן להוריד את השכלול בחינם ולהתקין במחשבי Windows, Linux או Mac .
לדוגמה, בעת העתקה והדבקה של נתונים לטבלה מרשימה בדף אינטרנט, ניתן להדביק אותם בגיליון או בקובץ טקסט של Excel, וניתן לאמת שזה כמעט בלתי קריא ועליך לעשות זאת להחזיר אותם. אפילו במקרים בהם קיים קישור להורדה של קובץ ה- csv, עדיין יתקיימו בעיות בניהול הנתונים ברציפות, מעל הכל כדי לשנותם באופן עקבי. כאן תוכלו להשתמש ב- Open Refine, המאפשרת לייבא גיליון נתונים זה ולתפעל אותו במהירות ובקלות על ידי יצירת טבלה מתוך נתונים גולמיים ומועתקים.
כפי שאתה יכול לראות בסרטונים, אתה יכול להשתמש בפונקציה " פן טקסט " כדי לראות את סיכום הנתונים של העמודה ולנהל אותם בצורה מצטברת, וכך לאחד את אלה שנכתבו בצורה שגויה ולמחוק את הלא חוקיים. פונקציית Trim מאפשרת לשנות את שם קבוצות הרשומות יחד.
לאחר מכן ניתן ליצור ביטויים רגילים לשינוי שם נתונים באופן אחיד, עם כללים מדויקים. בעזרת Cluster אתה יכול לאחד קבוצות שלמות של נתונים, ולסכם אותם בשני קליקים. לערכים מספריים אפשר לבצע גרפים של תוספת, ממוצעת וליצור. ניתן לנהל את כל הפעולות הללו בטבלאות ורשימות שבדרך כלל נעשות באמצעות Excel באמצעות Open Refine בצורה מהירה וקלה בהרבה.
מה שהניע אותי להקדיש מאמר לכלי הטכני הזה ומה שהייתי רוצה להבהיר הוא שלא מדובר בתוכנית שמיועדת רק לחברות או למי שעובד עם מאגרי מידע ענקיים . למעשה ניתן להשתמש ב- Refine כדי למיין במהירות כל רשימה שמגיעה מהעתקה והדבקה מדף אינטרנט וליצירת טבלאות על ידי העתקת רשימות מכל מקור. לדוגמה, אתה יכול ללכת לויקיפדיה, להעתיק את רשימת השחקנים האמריקאים ולהכניס אותם במהירות לטבלה עם הכלי לשינוי נתונים. ברמות מתקדמות תוכלו ליצור ביטויים לתכנות טאנטה כדי לחלץ נתונים מיישומי אינטרנט כמו מפות גוגל או אחרים.
Open Refine היא תוכנית שאינה מחליפה את Excel אך מאפשרת לך לנהל נתונים וטבלאות המגיעות ממקורות אחרים.
תוכנית חינמית נוספת עבור Windows, Mac ו- Linux היא CleanHaven המשמשת להעתקה וליצירת טבלאות וכן לניקוי רשימות, נתונים וטקסטים. לא רק אתה יכול להמיר את הטקסט על ידי הפיכת אותיות גדולות לאותיות קטנות או על ידי ביטול התווים שלא ניתן להדפיס, אלא אתה יכול, למשל, גם שורות מצטברות המופרדות על ידי החזרת גררה, סינון מילים, מיזוג עמודות בטבלה, חיפוש והחלפת טקסט, הסרות של חללים ריקים ותיקון פיסוק. ל- CleanHaven יש גם ממשק נקי ונחמד עם תפריטים שקל להבין ולהשתמש בהם. CleanHaven תומך בתצוגה טבלאית, כך שתוכל להדביק כל טקסט או רשימה מאקסל, מקובץ CSV או מכל מקור אחר ולהציג אותם ב- CleanHaven. השורה הראשונה יכולה להפוך אוטומטית לכותרת העמודה וניתן למיין את הנתונים בקלות בלחיצה.
Refine וגם CleanHaven יכולים לנהל מספר גדול של טבלאות ולהפוך לשתי תוכנות שימושיות עבור כולם לביצוע פעולות בסיסיות של העתקה והדבקה של טבלאות מהאינטרנט והכרחי למי שעובד עם גיליונות אקסל, למי שעושה חשבונאות, למי שעושה ניתוח עלויות, מחסן, ארכיב, מזכירות וניהול פרויקטים.
