ניהול תיבת דואר אלקטרוני בצורה מסודרת פירושו שני דברים בסיסיים: ניקוי ושמירה תמיד של קטע ההודעות שלא נקראו וארגון תיבת הדואר הנכנס שלך דרך פילטרים ותוויות. בעוד לארגן את הדואר כבר ראינו כמה מדריכים, כולל זה שמזמין את תיבת הדואר הנכנס עם פילטרים וכינויים ב- Gmail, אנו רואים כאן את הדרך הטובה ביותר לאפס את תיבת הדואר הנכנס במהירות, מבלי שנצטרך לקרוא בהכרח כל הודעה שהתקבלה. ב- Gmail ובלי למחוק דבר.
החוכמה לשמור תמיד דואר נכנס עם Gmail לאפס (אך חל גם על תיבות דואר אחרות) היא להשתמש בפונקציה המסתורית והמעט בשימוש ש"ארכיון "את הדואר, כלומר לשמור אותו מוסתר, מבלי למחוק אותו ולשמור אותו הודעות שלא נקראו מודגשות.
כשאתה משתמש בלחצן ארכיב בהודעות הדוא"ל שנבחרו, הם יוסרו מתיבת הדואר הנכנס .
עם זאת, הודעות שנשמרו בארכיון לא נמחקות מ- Gmail, אלא רק מתיקיית ההודעות שהתקבלו.
ההתראה על הודעה נעלמת גם אם ההודעה הזו לא נקראה.
בכל תוכנית או יישום לניהול דוא"ל, כגון Gmail, דוא"ל מחולק בעיקר לחמישה חלקים:
- על תיבת הדואר הנכנס לכלול את כל הודעות הדוא"ל שהתקבלו חשובות ומעניינות.
- דואר שנשלח, עם דוא"ל שנשלח לאחרים.
- דואר זבל, עם דוא"ל שנחשב לא רצוי אוטומטית.
- זבל, מיילים שנמחקו
- נשמר בארכיון, כל ההודעות הוסרו מתיבת הדואר הנכנס, אך לא נמחקו.
לכן יש להעביר לארכיון את ההודעות בדואר האלקטרוני שלא צריך לקרוא או לפתוח מייד, אך עדיף להישמר ולא למחוק אותן.
ההבדלים בין הודעות דוא"ל שהועברו לארכיב וכתובות אשפה חשובים מאוד:
כתובות דוא"ל שנשמרו בארכיון לא נמחקות אוטומטית לאחר פרק זמן מסוים, כמו שקורה לאלה שהועברו לפח, אך יישארו ב- Gmail עד שיימחקו ידנית.
הודעות שנשמרו בארכיון כלולות גם בחיפושים כלליים שנעשו באמצעות מנוע החיפוש של Gmail, מה שלא במקרה של דואר זבל או דוא"ל שנמחק.
כתובות דוא"ל שנשמרו בארכיון נחשבות בגבול שטח האחסון של ג'ימייל, ואדרבא, דוא"ל שנמחק אינו נחשב.
כתובות דוא"ל שנשמרו בארכיון, כאמור, אינן מסומנות אוטומטית כנקראות ולמעשה, אם אתה מארגן דוא"ל מבלי לפתוח או לקרוא אותו, הוא נשאר מודגש כלא נקרא גם אם הוא לא ייכלל בספירת הדואר שיש לקרוא.
היכן מסתיימות ההודעות שנשמרו ב- Gmail "> כל ההודעות ", כדי להציג את כל הודעות הדואר הנכנס ואת ההודעות בארכיון יחד.
אם אתה משתמש ב- Microsoft Outlook, במקום זאת יש כרטיסייה ארכיון כדי לגלוש רק בכאלה.
לאחר מכן, אימיילים המאוחסנים עם תווית יהיו גלויים בתיקיות השונות עם תווית, הן אלה ש- Gmail יוצר אוטומטית והן מותאמות אישית.
כעת, כאשר אנו יודעים להשתמש בפונקציה לארכיב הודעות, בואו נראה כיצד להשתמש בה כדי לאפס את מספר ההודעות שלא נקראו בתיבת הדואר הנכנס .
ראשית, לארכיון כל ההודעות שלא נקראו, כולל הודעות ישנות, בפעם אחת, מבלי למחוק אותן, אתה יכול ליצור פילטר.
לאחר מכן לחץ על החץ למטה שנמצא בתיבת החיפוש של Gmail, לחץ על הכפתור שליד חיפוש והוסף "הודעות שלא נקראו".
בתחתית, לחץ על קישור יצירת הסינון בחיפוש זה, אשר את הפעולה, ואז, בחלון המסנן, בחר רק בתיבה "התעלם מתיבת הדואר הנכנס (ארכיב)".
לפני שאתה לוחץ על צור מסנן, בחר באפשרות " החל מסנן גם על שיחות קודמות ".
לפיכך כל ההודעות שלא נקראו עד כה יאוחסנו ומספר המראה את הדוא"ל שיש לקרוא יהיה מאופס.
לבסוף, פתחו את הגדרות Gmail על ידי לחיצה על כפתור ההילוכים בפינה השמאלית העליונה, עבורו לקטע מסננים ומחקו את המסנן החדש שנוצר (כדי למנוע את ההודעות הנכנסות הבאה בארכיון באופן אוטומטי).
על ידי יצירת מסנני הודעות דוא"ל ניתן להבטיח כי דוא"ל מכתובות מוגדרות היטב יועברו לארכיון באופן אוטומטי, מה שמותיר אותם כלא נקראו.
באפשרותך גם לארכוב את כל ההודעות, שנקראו וגם שלא נקראו, שהתקבלו לפני תאריך מסוים .
לשם כך, חפש ב: תיבת הדואר הנכנס לפני: 2016/12/31 (בדוגמה זו אני רוצה לארכוב את כל ההודעות שהתקבלו לפני 31 בדצמבר 2016), ואז לחץ על צור מסנן לחיפוש זה ובחר בפעולה התעלם מתיבת הדואר הנכנס (ארכיב) ), עם אפשרות להחיל את המסנן על כל השיחות.
בעתיד, בכל פעם שתקבל הודעה שאינך צריך לקרוא (כגון הודעה מפייסבוק, אמזון או אפליקציות אחרות), מבלי למחוק אותה, אתה יכול להגיש אותה ישירות.
כדי לארכוב דוא"ל ב- Gmail, פשוט בחר אותו מהרשימה ולחץ על כפתור הארכיון שבחלקו העליון כדי לגרום לו להיעלם מתיבת הדואר הנכנס.
ניתן להאיץ את הפעולה להעברת הודעות במחשב על ידי בחירה באימייל ולחיצה על מקש E במקלדת.
ב- Gmail for Android אתה יכול לעבור לתפריט> הגדרות> הגדרות כלליות> פעולת ברירת המחדל של Gmail ולבחור קובץ (במקום מחק.
בדרך זו, פשוט החלק הודעה שמאלה או ימינה כדי לארכיב אותה מבלי למחוק אותה.
גם ב- Gmail עבור iPhone ו- iPad תוכלו להשתמש בלחצן ארכיב לאחר בחירת הודעות הדואר הנכנס.
אם שמרת בארכיון הודעה בטעות, תוכל להחזיר אותה בקלות לתיבת הדואר הנכנס שלך, על ידי חיפוש אותה מרשימת כל ההודעות, בחירה בה ואז באמצעות המקש כדי להעביר אותה לתיבת הדואר הנכנס .
