גישה או אקסל? אילו הבדלים ואילו טובים יותר?

חבילת Microsoft Office מורכבת משתי התוכניות המשומשות ביותר בעולם, במובנים מסוימים דומות מאוד: Access ו- Excel .
בהתחלה, אקסל שטחית יותר, קלה יותר לשימוש ומיידית יותר, עם גיליון אלקטרוני למילוי מספרים או ערכים שניתן לחשב עליהם באופן אוטומטי.
הגישה במקום זאת מורכבת יותר בהתחלה, גם אם לאחר שהבינה את היסודות היא מציעה אפשרות ליצור מסכה, כלומר ממשק גרפי הניתן להתאמה אישית, להכניס את הערכים לתאים, שהופכים להיות הרבה יותר נוחים וידידותיים למשתמש.
שתיהן תכניות עבודה ולימוד לניהול נתונים ואפשר לשאול מי מהשניים טוב יותר ולאילו צרכים עדיף להעדיף אחד על פני השני.
בקיצור, אקסל הוא כלי לניתוח נתונים לביצוע חישובים מתמטיים והשוואות סטטיסטיות שיוצגו גם בצורה של גרפים שקל לשתף.
גישה, לעומת זאת, היא תוכנית לניהול נתונים, מנהל מסד נתונים אמיתי שיכול לשמש מספר משתמשים בו זמנית, שימושי לסינון ערכים, הצגתם בצורה מובנית ואוטומציה של פעולות ואירועים מסוימים.
אקסל מצטיינת בניתוח נתונים מספריים .
עקומת הלמידה לשימוש באקסל היא קצרה למדי וכבר למדו להשתמש בכמה פונקציות בסיסיות כמו טבלאות ציר תוכלו לבצע פעולות רבות מייד.
לאחר מכן הגרסאות האחרונות מלאות בדגמים ארוזים מראש, ורק לצורך השלמתם.
Excel הוא כלי מצוין כשיש שניים או שלושה גיליונות אלקטרוניים לשימוש, במקום זאת הוא הופך לא נוח יותר אם גודל מסד הנתונים גדל.
שמירה על גיליון אלקטרוני של Excel באלפים, אם לא עשרות אלפי ערכים הופכת קשה יותר ועם התפתחות הנתונים קיים סיכון לשגיאות בעדכון נוסחאות, גרפים ומקרואים.
במאמרים אחרים שראינו, אודות Excel:
- כיצד להשתמש בגליונות אלקטרוניים של Excel
- 4 פעולות שתוכלו לעשות כאשר עובדים עם Word ו- Excel
- תבניות Excel הטובות ביותר להורדה בחינם לפעילות פיננסית ומסחרית .
בהשוואה ל- Excel המתמקד בנתונים ורצפים מספריים, Access הוא פיתרון ארכיון דיגיטלי אמיתי למידע שניתן לזכור מספר פעמים בתוכנית.
עקומת הלמידה של Access היא ארוכה יותר, במובן זה שכדי להתחיל להשתמש בה אתה צריך ללמוד לפחות את היסודות ולהבין את המינוח שלה.
אולי ההבדל הגדול ביותר בין Access ל- Excel הוא שיטת שמירת הנתונים.
ניתן לשנות את הגישה בכל עת ותוכל להוסיף מידע נוסף, לשנות, להסיר או לסנן נתונים מבלי שישפיעו על הנוסחאות והטבלאות.
עם זאת, בעת שימוש במערך נתונים מסיבי באקסל, קיימת אפשרות ששינוי קטן עלול להרוס את כל הטבלה.
הגישה עוברת צעד אחד יותר מ- Excel באמצעות רשימות חיפוש וכללי אימות עבור שדות ברמת הטבלה השונים.
שלמות ההפניה בין הטבלאות, כלומר הקישור שלהם, נשמרת כל העת על ידי Access המבטיחה את המשמעות של כל מידע.
הצבירה של מסדי נתונים ענקיים יחסית יחסית ב- Access המאפשרת לסנן מידע אינדיבידואלי באופן מיידי, ללא טבלאות ציר.
ב- Access, ברור פחות בשימוש מ- Excel בגלל המורכבות הראשונית שלו, כתבתי בעבר מדריך מקדים המבוסס על Microsft Access כדי להבין איך זה עובד ולמה הוא משמש .
לכן אין תוכנית טובה יותר או גרועה יותר, שניהם כלים מצוינים לשימוש לסירוגין בהתאם לצרכים והעבודה שצריך לעשות ולתחזק.
Excel מקל על יצירת פלטים מותאמים אישית בעזרת עיצוב והערות גמישים מאוד שתוכל להוסיף בקלות בכל מקום.
עם זאת, אם יש לשמור על נתונים ומערכות יחסים לאורך זמן, גיליונות אלקטרוניים יכולים להיות ממש מגבילים כך ש- Access נכנס לתמונה.
פיתרון היברידי, בו מיוצאים או מועתקים נתונים ממסד נתונים של Access, הוא ללא ספק הטוב ביותר.
התוכניות משתלבות זו בזו וניתן גם לייבא נתוני Access ל- Excel וגם להפך, למלא את Access באמצעות הטבלאות הקיימות של Excel (ראה מדריך של מיקרוסופט).
למרות שאקסל אינו בסיס נתונים, הוא עדיין נמצא בשימוש נרחב לאחסון נתונים.
עם זאת, Excel הוא מסד נתונים של קבצים בודדים ולא מסד נתונים יחסי כמו Access, בו הנתונים של הטבלאות השונות מקושרים זה לזה ומשתנים אוטומטית בהתאם לאירועים מסוימים.
כאשר טבלאות פשוטות צריכות להתפתח לטבלאות נתונים קשורות מרובות, Access היא הבחירה הראשונה.
ברגע שהנתונים נמצאים ב- Access, אתה יכול להוסיף טבלאות מרובות ולמזג אותן יחד, ליצור שאילתות או תצוגות, להגדיר את מבנה הנתונים ואת הסוגים.
אין ספק ש- Access הוא מוצר עשיר בתכונות, אם כי ההשפעה הראשונה עשויה להראות מרתיעה.