בעבודה משרדית ישנן שתי תוכניות המשמשות הכי הרבה: Word ו- Excel. להיות טוב עם שתי התוכניות הללו לא אומר לא לקחת רישיון אירופי שהוא תעודה ללא משמעות מעשית, וגם לא לדעת להשתמש בכל אפשרות אחת של תוכניות אופיס.
הדבר החשוב הוא לדעת להשתמש בכמה פונקציות מפתח של ניסוח מסמכים ועבודה עם גיליונות אלקטרוניים, על מנת להיות מהירים ומסוגלים בפעולות היומיומיות השכיחות ביותר.
להלן 4 פעולות בסיסיות שתוכלו לעשות באמצעות Word ו- Excel, שמשלבות מדריכים אחרים שכבר נכתבו בבלוג זה.
1) כבר הסברנו לגבי Excel 4 דברים שאפשר לעשות כדי להיות טובים עם גיליונות אלקטרוניים .
בהזדמנות זו אנו מאכילים את המאמר המדבר על המילוי האוטומטי של התאים שזו פעולה חשובה לדעת בכדי לעבוד בכל רמה.
כדי להשתמש במילוי אוטומטי, הקלד מספר בתא ואת המספר הבא מיד למטה.
לאחר מכן לחץ על העכבר בפינת התא השני, שם יש ריבוע קטן המודגש, וגרור כלפי מטה תוך שמירה על לחיצה כדי לראות שהתאים האחרים מתמלאים במספרים רצופים.
הרצפים יכולים להיות מספרים, תאריכים או אפילו נוסחאות מורכבות יותר.
לדוגמה, אם יש לך מספר עמודות של מספרים, אתה יכול הממוצע של כל הערכים של העמודה הזו על ידי כתיבת הנוסחה היחסית בתא התחתון.
כדי הממוצע הממוצע של המספרים של העמודות האחרות עכשיו פשוט השתמש במערכת המילוי האוטומטית, גרור את הריבוע בתאים הריקים שלידו כדי לבצע את אותו חישוב בתחתית העמודה השנייה.
כשאתה משחרר את העכבר לאחר גרירת פינת העמודה המלאה אל הריקים, יהיה לך הממוצע של המספרים עבור כל תא.
למידע נוסף על המילוי האוטומטי של Excel, תוכלו לקרוא את מדריך האתר המלא של מיקרוסופט.
2) נהל בקלות נתונים באמצעות טבלת הציר
כדאי לזכור גם כיצד נוצרות טבלאות ציר, אשר הכרחיות לחלוטין באקסל.
ניתן להשיג את טבלת הציר תחת התפריט " הכנס ".
אם תלחץ על סמל טבלת הציר לאחר הדגשת טבלת נתונים שלמה (כולל כותרות), הכלי מנתח את הנתונים ומעביר אותם לגיליון חדש בו תוכל לתפעל את העמודות בדרכים שונות.
ניתן לבחור את טורי הנתונים שיש לנתח ולבחור כיצד לתפעל אותם, למשל לממוצע.
שימוש בטבלת ציר חוסך זמן רב כך שתוכלו להשתמש בפונקציות באופן אוטומטי.
3) כעת נעבור ל- Microsoft Word, התוכנית המשמשת ביותר בעולם לכתיבת מסמכים.
כתיבה אינה קשה, אך עיצוב הטקסט ועיבודו בצורה מסוימת על הגיליון יכול לשגע אתכם.
ישנם שני דברים שאתה צריך לעשות עם Word: ניהול כותרות ופריסת עמודים ועיצוב טקסט.
כותרות חשובות להכנת כותרות פסקאות בכל זאת במסמך.
עיצוב כותרות ב- Word חשוב שלא יהיה צורך לבצע אותן מחדש כל פעם מחדש עבור כל מסמך חדש.
ניתן לעצב כותרות מתפריט "הכנס" על ידי בחירה בסמל "כותרת".
בעזרת כותרות באפשרותך לערוך את כל דפי המסמך בו-זמנית.
דף עזרה זה מסביר כיצד להכניס כותרות עליונות רגל תחתונות.
4) ניהול פריסת עמוד
דבר נוסף שכל אדם שעובד עם וורד צריך לדעת הוא כיצד להגדיר ולתצוגה מקדימה של פורמט העמוד במסמך.
חלק מהכלים הקשורים לפריסת העמודים נמצאים בתפריט " הכנס ".
מכאן תוכלו להוסיף "מספרי עמודים" לאוטומציה ולניהול מספור העמודים.
בתפריט " פריסת עמוד" יש אפשרויות עיצוב שונות, לניהול השוליים באופן אוטומטי.
אפשרויות גבול העמודים, לעומת זאת, מאפשרות לשנות ידנית את שולי המסמך שמאלה וימינה.
לגבי Word, אני מתייחס לשני מדריכים נוספים בבלוג זה בנושא התפיסות החיוניות שיש לדעת והפעולות החשובות ביותר שיוכלו להשתמש בהן:
- 5 פונקציות שימושיות לשימוש ב- Word באופן מהיר ומהיר
- מדריך לעיצוב טקסט של Word: סגנונות, קטעים ופסקאות
