לפני זמן מה החליט מהנדס גוגל לעבוד באופן עצמאי על פרויקט אימייל חדש לאחר שביקש עזרה ממשתמש שהתלונן על כך שהוא בילה יותר מדי זמן בחיפוש אחר הודעות בתיבת הדואר האלקטרוני. ב- 1 באפריל 2004, כמעט במקרה ובזכות יוזמה אוטונומית, לפני 10 שנים בדיוק נולדה ג'ימייל, שהיא כיום שירות הדואר האלקטרוני המקוון המשמש ביותר בעולם. למרות שחלפו 15 שנה מאז לידתו של ג'ימייל ורבים אחרים מאז לידתו של הדוא"ל, אנשים רבים ממשיכים להשתמש בדוא"ל וב- Gmail בצורה לא נכונה .
להלן 10 סוגים של טעויות שכולנו ביצענו, אך במקום זאת יש להימנע מהם או למזער אותם עד למקסימום.
1) צור טיוטות רבות
כשאתה לוחץ על כפתור הכתיבה ב- Gmail, חלון הרכב ההודעות נפתח.
אם אתה כותב משהו ואז לחץ על כפתור הסגירה אתה שומר את ההודעה בטיוטות.
ניתן להשתמש בזה כדי לקבל איזשהו פנקס רשימות בו ניתן לשמור רשימות מטלות, אך סביר יותר שהוא יתמלא בזבל והודעות חלקיות שלא נשלחו מעולם.
כל מי שמשתמש ב- Gmail ימצא מאות הודעות ריקות וחסרות תועלת למחיקה בטיוטות.
2) מחק הודעות כדי לשמור על נקיון הדואר הנכנס ללא הודעות שלא נקראו
פעם אחת, כאשר דוא"ל היה מוגבל עם השטח הפנוי, היה הגיוני למחוק הודעות שכבר לא היו נחוצות. אולם כיום, מכיוון שיש את כל המרחב ומכיוון שמודעות מכל הסוגים מגיעים מדי יום, לא נוח למחוק אותם, אלא לארגן אותם לתיקיות או לתוויות באמצעות פילטרים. אתה יכול לסנן את הדוא"ל כך שהם לא יופיעו בחלק הראשי או שתוכל לארכיב את ההודעות כדי להסיר אותם מתיבת הדואר הנכנס, מבלי למחוק אותם עם זאת.
קרא גם: הזמין את תיבת הדואר הנכנס עם פילטרים וכינויים ב- Gmail לניהול הדוא"ל שהתקבל
3) סמן הכל כ'קורא '
באשר לנקודה הקודמת, בג'ימייל לא נוח לסמן הכל כנקרא כדי לבצע הזמנה, אתה יכול להשאיר אותם שלא נקראו, אבל לארגן אותם בתיקיות שונות.
הטעות היא לסמן הודעות כנקראות, מתוך מחשבה שנחזור אליהם בהמשך. זכור כי רק הודעות שמתקבלות גם בתיבת הדואר הנכנס נספרות כלא נקראו על ידי תוכניות התראות ואפליקציות סלולריות, השאר מתעלמים.
אבל היא נשכחת לחלוטין.
4) יש יותר מדי אימיילים שלא נקראו
בעקבות הנקודה הקודמת, קיימת שגיאה בהודעות שלא נקראו בתיבת הדואר הראשית.
ראה גם כיצד: ראה רק הודעות שלא נקראו ב- Gmail עם קישור מהיר
5) שלח לעצמך דוא"ל לשמירת קבצים או הערות .
בעבר השתמשתי גם ב- Gmail כחלל לאחסון מסמכים, קבצים או קבצים מצורפים על ידי שליחת הודעות בעצמי.
ג'ימייל היה שירות הדואר האלקטרוני הראשון שהעניק שטח GB ענק לקבצים בחינם ולכן היה גם רגיל לנצל את כל המרחב הזה (אנחנו מדברים לפני לפני 10 שנים) כאילו מדובר בכונן ענן.
בשנים האחרונות, בדגש על שירותי ענן אמיתיים, יש להימנע משיטת עבודה זו.
עדיף שתהיה אפליקציה כמו Onenote או Evernote או Dropbox, Google Drive ו- Onedrive לקבצים גדולים יותר.
תצטרך לשלוח לעצמך דוא"ל של מסמכים, קישורים וקבצים מצורפים שאתה רוצה לשמור. עם זאת, לפעמים זה פשוט נראה קל יותר מאשר לשלוח דוא"ל, כי אז הוא יהיה בתיבת הדואר הנכנס שלך לנצח.
6) הגזי עם תוויות ותיקיות
Gmail תומך בתוויות מקוננות. יצירת תוויות שימושית לארגון מיילים דומים או מאותם שולחים. הדבר החשוב הוא שהם לא רבים מדי ושכולם מופיעים ברשימה מימין בלי לגלול אחרת נוכל לשכוח מהקטגוריות וההודעות הרבות שהתקבלו.
7) טעות בין תגובה לתשובה לכולם
לפעמים אתה לוחץ על כפתור " השב " בהודעה קבוצתית כדי לשתף מחשבה שתקבל רק על ידי מי ששלח את התשובה האחרונה. פעמים אחרות אתה מכה בתגובה לכולם, כשרצית לכתוב תשובה פרטית.
כדי להימנע משגיאות מסוג זה קיימות שתי פונקציות חשובות וחשובות מאוד ב- Gmail:
- השתמש בפונקציית הביטול של דוא"ל שגוי
- הצב את השב כולם כהתנהגות ברירת המחדל בכפתור השב כדי לשלוח דוא"ל לקבוצת אנשי קשר במהירות
8) השב להודעות דוא"ל מבלי לשנות את הנושא
לעיתים קרובות דיונים בדוא"ל עוברים מהנושא.
אם מדובר באימיילים חשובים, כשאתה משיב להודעת דוא"ל, בדוק אם ראוי לשנות את הנושא ולא לשמור את הישן מהדוא"ל הראשון.
9) לחשוב שלא ניתן להשתמש ב- Gmail במצב לא מקוון
למרות שעם פונקציות מוגבלות יותר, אתה יכול גם לפתוח את Gmail כתוכנית לא מקוונת כשאין לך חיבור לאינטרנט.
10) אל תשתמש במפעילי חיפוש מתקדמים
מטרתה של ג'ימייל, מאז הקמתה, הייתה לספק שירות דוא"ל שקל לחפש.
מסיבה זו החיפוש בג'ימייל הוא חזק מאוד, טוב יותר מכל שירות דומה אחר, רק שאתה צריך להכיר את המפעילים והפקודות כדי להשתמש בו.
מאמר אחר מסביר את מפעילי החיפוש המתקדמים היעילים ביותר ב- Gmail .
קרא גם: המדריך הכללי ל- Gmail
